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Neige, embouteillages : combien va encore perdre votre PME sans télétravail ?

Comme chaque année, Genève aura été paralysée par la neige. Le 1er mars 2018 a été particulièrement chaotique. A tel point que certaines entreprises ont dû renvoyer leurs collaborateurs à la maison. Avec des conséquences financières non-négligeables. Le télétravail aura sauvé celles qui ont anticipé. Mais comment s’y préparer simplement dans celles qui sont en retard ?

On a l’impression de le redécouvrir tous les ans : en Suisse, il neige. Et même assez bas sur la Côte, au niveau du lac par exemple. Avec un trafic pendulaire en croissance permanente, chaque tempête est plus problématique d’une année sur l’autre. 2018 n’a pas échappé à la règle. Les entreprises parées pour le télétravail ont su faire face. Et limiter ainsi les dégâts. Pour les autres, ça aura été peut-être l’occasion de s’interroger sur une nécessaire transformation.

Et cette transformation commence par une mise en condition psychologique : la télétravail, c’est avant tout une question de confiance. Comment s’assurer que les collaborateurs travailleront bel et bien ? L’expérience montre qu’ils sont plutôt loyaux si le home office est mis en place de manière raisonnable et accompagnée. Les Services Industriels de Genève, lors de la mise en place de leur programme EquiLibre, ont même constaté que les collaborateurs travaillaient plus. Une façon de montrer que la confiance accordée était méritée.

Accéder à ses outils

Une fois passée l’écueil organisationnel, il faut s’attaquer à la technique. C’est ce qui nous intéresse en particulier. Si l’on y regarde de près, de quoi avons nous besoin pour travailler au quotidien ? Cela tient en 4 axes : notre téléphone, nos fichiers, notre messagerie et nos applications. Parfait ! Voyons si tout cela est accessible en dehors de vos bureaux.

Votre téléphone de bureau fonctionne probablement déjà sur Internet. Alors l’utiliser à la maison, ça ne change rien.

Commençons par le plus simple : la messagerie. Si l’accès à la mobilité a longtemps été réservé aux grandes entreprises, il est maintenant accessible aux plus petites. Un service Exchange dans le Cloud, tel qu’Amazon Workmail ou Microsoft Office 365, est disponible aussi bien du bureau que depuis la maison. En toute sécurité. C’est tout l’avantage des solutions Cloud à la demande : profiter des même services que les grands, mais pour un coût à l’usage.

Rester connecté

Vos fichiers maintenant. Deux approches sont possibles. Soit vous synchronisez vos fichiers entre vos appareils (le PC du bureau et l’ordinateur de la maison). Mais avec une solution professionelle, sous contrôle de l’entreprise. Microsoft OneDrive ou Amazon Workdocs feront cela très bien pour vous. Ou alors, vous vous connectez à distance grâce à un VPN au réseau de l’entreprise. La première solution vous permet de travailler hors-ligne. Le VPN évite de recopier les fichiers sur de trop nombreux appareils.

La publication d’application à distance, c’est un navigateur, un lien, et rien d’autre : vous voilà connecté !

Pour le téléphone, deux cas sont à étudier. Si le télétravail reste une exception pour faire face aux aléas, le mobile fera l’affaire. Mais si vous laissez vos collaborateurs 1 à 2 jours par semaine à la maison, il va falloir se pencher sur le sujet sérieusement. Avec la fin de la téléphonie classique, les communications passent maintenant par Internet. Votre système vous autorise donc probablement déjà à téléphoner avec un simple logiciel. Et pour les réunions en ligne, qu’elles soient audio ou vidéo, Skype for Business vous comblera.

Télétravail et applications

Restent les applications. Si par bonheur, celles que vous utilisez sont déjà hébergées dans le Cloud, il n’y a rien à faire de particulier. Si elles sont encore dans votre réseau d’entreprise, le VPN cité plus haut vous sauvra la mise. La configuration des VPN modernes ne nécessite aujourd’hui que peu de compétences, et cela revient rarement à autre chose que de suivre un lien dans un navigateur.

Les plus exigeants voudront de la simplicité. Facile avec le poste virtuel : votre bureau vous suit partout.

Mais vous pouvez aussi décider de publier vos applications à distance. Dans les faits, vous ouvrez votre navigateur sur un lien propre à votre application, vous vous authentifiez, et vous obtenez un raccourci vers votre application. Qui s’exécute alors comme si vous étiez au bureau. Cette technologie, appelée RemoteApp chez Microsoft, nécessite un peu de mise en place côté serveur. Mais elle a le bon goût de fonctionner dans toutes les situations : à distance à la maison, aussi bien qu’au bureau. Sans rien devoir installer d’autre que le petit lien téléchargé une seule fois à votre inscription. Génial non ?

La Rolls : le poste virtuel

Maintenant, les plus exigeants demanderont : il n’y a pas plus simple tout de même ? Bien sûr ! Imaginez qu’au lieu de transporter à la maison vos 4 outils du quotidien, vous puissiez emporter votre environnement de travail complet où que vous soyez. Vous avez le droit de rêver, car la recette est simple : une application à télécharger en quelques secondes, un terminal quelconque (PC, Mac, tablette, peu importe), votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Et… vous y êtes ! Votre bureau habituel s’affiche à l’écran, dans l’état où vous l’avez laissé la veille. Vous venez de vous connecter un à poste virtuel. Et vous avez le droit d’être exigeant.

Le spectre est donc large pour celles des PME qui veulent déployer le télétravail. Nous avons un faible pour le poste virtuel. Nos clients aussi. Et tous ceux qui le découvrent pour la première fois n’en reviennent généralement pas.  Vous voulez faire l’essai ? Rien de plus simple : nous en mettons à disposition, gratuitement, pour un test d’un mois. Il suffit de vous inscrire sur le formulaire ci-dessous. Mais si vous êtes plus classique, nous maîtrisons aussi les solutions préentées plus haute. Le choix vous appartient, et vous n’aurez maintenant plus d’excuse.

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Comment éviter une perte de données en entreprise

La digitalisation fait exploser le volume de vos données. Et met sous pression vos moyens de stockage d’entreprise. Entre saturation et risque de panne, votre exposition au risque est maximale. A cela s’ajoutent les dangers externes qui pèsent sur vos fichiers : vol, incendie, perte, dégât des eaux. Alors même que votre dépendance aux données augmente jour après jour. Vous voilà pris entre deux feux. Alors, comment faire face ? Suivez le guide.

Chaque année, 5% des entreprises font face à une perte de données. Pour un coût moyen de 8’000.- francs environ. Avec des disparités importantes, vous l’imaginez bien. En d’autres termes, il est fort probable qu’une des entreprises situées dans votre immeuble ait perdu une partie de ses données l’an dernier. A moins que ça ne soit vous… Pourtant, il n’y a pas de fatalité. Et vous pouvez mettre toutes les chances de votre côté pour empêcher que cela arrive, ou en limiter les conséquences. Avec une gamme de solutions graduée.

Réduire les risques de perte de données

Une bonne protection commence par une bonne sauvegarde. Cela peut paraître une évidence. Et pourtant, le constat sur le terrain au quotidien tend à prouver le contraire : sauvegarde sur disque externe ou bande, dans les mêmes locaux. Dans la majorité des cas, vos backups disparaîtront en même temps que vos données si un feu ou une inondation devait se déclarer. Le meilleur principe pour éviter de tout perdre consiste à éloigner vos copies des données originelles. Le plus loin possible.

5%, c’est la proportion d’entreprises qui perdent des données tous les ans. Pour un coût moyen de 8’000.- francs.

En bref, vous devez pousser au moins un backup vers le Cloud. Et cela n’a rien de complexe : la plupart des équipements de stockage récents incluent désormais des connecteurs qui permettent une mise en œuvre rapide, simple et économique. Au pire, un logiciel spécialisé fera l’affaire. Tout ceci pour des taux de résilience impressionnants : certains fournisseurs garantissent dans leurs contrats de service un risque maximal de perte de fichier par an d’un pour 100 milliards…

Diminuer les temps d’indisponibilité

Maintenant que vos données sont à l’abri, vous devez vous demander ce qu’il adviendra le jour où vous devrez les récupérer. Vos fichiers sont protégés, mais votre matériel est peut-être hors d’usage ou a tout simplement disparu. Pour limiter l’indisponibilité de vos données, vous devrez disposer d’un appareil de remplacement pour les remettre en ligne – les restaurer – le plus rapidement possible. Cela peut s’apparenter à un vrai parcours du combattant, surtout si vous ne disposez pas de contrat de maintenance pour votre matériel ou si celui n’existe plus.

La solution ? Poussez le curseur Cloud un peu plus loin. Non seulement, vous externalisez vos sauvegardes, mais vous hébergez dans le Cloud le serveur qui stocke et sert vos données. Par nature, il est virtualisé. En obtenir un « neuf » ne prend que quelques minutes. Réellement. Vous pouvez alors retrouver vos données en ligne dans des délais défiant toute concurrence.

Augmenter la granularité

Luxe ultime : vous sauvegardez un historique de vos différents fichiers, selon une stratégie que vous définissez à l’avance. Car parmi les risques encourus par vos documents, l’erreur humaine n’est pas la moindre. Vouloir récupérer le fichier d’il y a deux jours peut s’avérer utile, après un effacement par erreur. Bonne nouvelle : sauvegarder dans le Cloud est économique. Garder plusieurs versions ne vous coûtera pas plus cher. D’autant plus que les systèmes de sauvegarde sont suffisamment intelligents pour ne copier que les morceaux de données qui ont été modifiés, et limiter ainsi l’effet boule de neige.

Et vous, comment vous sentez-vous à l’aise avec vos sauvegardes ? Peut-être aimeriez-vous savoir où vous vous trouvez ? Aucun souci : demandez-nous de passer vous voir en entrant votre adresse email ci-dessous. Nous ferons avec vous un état des lieux de la situation. Peut-être aurez-vous une bonne surprise… ou pas ! Mais au moins, vous aurez une idée du risque que vous courrez. Quant aux solutions, maintenant vous les connaissez.

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