Proximité, localisation : quel est le meilleur Cloud pour votre entreprise ?

En quelques années, le marché du Cloud pour les PME est devenu mature. Celles qui s’apprêtent à faire le choix de leur fournisseur jouent par nature la carte de la proximité. Elles sont tentées de se tourner vers des acteurs locaux, qui assurent aussi bien l’hébergement Cloud que l’exploitation. Mais le Cloud est vaste. Et faire ce choix risque de leur masquer quelques subtilités du marché. Alors qu’il est possible d’obtenir le meilleur des deux mondes.

Il y a encore 2 ou 3 années en arrière, parler de Cloud à une petite entreprise de Genève ou Lausanne revenait à entendre, assez souvent, la même question : où sont hébergées mes données ? Avec en filigrane le besoin rassurant de les conserver en Suisse. Si ce verrou tend à sauter un peu plus chaque jour (41% des patrons suisses n’y étaient plus attachés en 2016), le besoin de proximité ne s’est pourtant pas évaporé. Mais avec qui voulez-vous être proche finalement : vos données, ou celui qui les gère ?

Au mois d’avril dernier, la FINMA a ouvert la voie à un assouplissement de l’accès au Cloud pour les entreprises qui dépendent d’elles. Sorte de dernier bastion à tomber, cela facilite l’accès des banques et des assurances à l’infogérance et à des services Cloud hors de Suisse. Entre les lignes, on comprend le besoin qu’ont ces entreprises de gagner en compétitivité dans un contexte de concurrence accrue et d’échange de données facilité en Suisse.

Le vrai-faux débat sur la localisation des données

Les tenants de l’hébergement en Suisse défendent leur position en arguant d’une meilleure protection des données. Grâce notamment à la nécessité de faire appel à l’intervention de juges pour y accéder dans le cadre d’une procédure. Autre atout : la stabilité politique du pays. Si ces faits sont indéniables, il faut savoir que le reste de l’Union Européenne jouit peu ou prou des mêmes conditions.

Ayant eu le privilège d’être représentant d’un opérateur télécom auprès du DFPJ, je peux aussi confirmer que si les juges doivent être sollicités pour signer des demandes d’accès aux données, ils ne se privent pas pour le faire. Les demandes ont explosé aux débuts des années 2010.

Quant à la stabilité, Le Royaume-Uni ou l’Allemagne, grands pourvoyeurs d’hébergement Cloud, ne sont pas tout à fait des républiques bananières. Si ces avantages ont été de réels « plus » pour la Suisse, ils tendent à s’estomper avec le temps. Bien aidés par la moindre sensibilité des clients, qui utilisent iCloud, Dropbox et WeTransfer à tour de bras.

Peser tous les critères

La question n’est pas ici de déterminer si un Cloud en Suisse est plus sécuritaire qu’un Cloud hors des frontières. Car souvent, des critères subjectifs et arbitraires feront finalement pencher la balance. La question consiste plutôt à ne pas s’interdire de tout évaluer pour prendre la bonne décision. Et surtout, de distinguer l’hébergement (« où ») et l’exploitant (« qui »).

Vos données seront là où vous le désirez. Attardez-vous plutôt sur qui va les gérer.

Un exploitant qui vous emmènera exclusivement vers son propre Cloud sans vous proposer d’alternative doit vous mettre la puce à l’oreille. Les géants du Cloud vous assureront des niveaux de service (réels, et non pas contractuels) sur lesquels des acteurs de moindre importance ne pourront pas s’aligner. Rien ne vous empêche d’y aller, mais en connaissance de cause : vous devrez savoir quelle sera la contrepartie à ce choix (moindre fiabilité, fonctions limitées).

A la question de la localisation, nous avons plutôt pris le parti de répondre : où vous voulez ! Et d’ajouter : ne considérez pas uniquement ce critère. Votre choix doit être évalué selon 3 axes : le prix, la localisation, et les fonctionnalités. Nos partenaires hébergeurs Cloud se trouvent en Suisse, mais pas seulement. Certains sont chers, et d’autres moins. Certains offrent tous les services possibles et inimaginables, et d’autres ont une couverture fonctionnelle moindre.

Au final, c’est quoi le meilleur Cloud ?

Une société spécialisée dans le trading (un monde ouvert par nature) n’aura pas les mêmes contraintes qu’une fiduciaire ayant pignon sur rue sur la place de Genève. Une startup voudra accéder à ses données en mobilité, avec des fonctions avancées à moindre coût. Alors qu’une entreprise de déménagement aura des besoins bien plus simples. Autrement dit, si la localisation des données peut rester un enjeu, elle ne doit pas masquer la réalité. Ni l’évolution rapide du marché Cloud. Les autres critères de choix doivent donc être pesés avec autant d’attention.

Pour atteindre ce but, le plus simple est de décorréler le choix du prestataire de service – celui qui exploitera votre informatique – de celui de l’hébergement. Ce qui vous assurera une certaine neutralité lors du choix. Sans remettre en cause la proximité que vous recherchez. Nous avons pour habitude de dire : ne choisissez pas un Cloud, mais le meilleur Cloud pour vous, et l’expert qui va avec. Et si vous ne connaissez pas d’expert Cloud autour de vous, rien de grave. N’hésitez pas à nous envoyer vos coordonnées grâce au formulaire ci-dessous. On devrait arriver à vous trouver ça rapidement.


Envie de percer les mystères du Cloud AWS ? Rejoignez-nous le 12 juin à l’AWSome Day Genève

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Pour la seconde année consécutive, Amazon Web Services, le leader mondial des solutions Cloud public, organise un événement dédié en Suisse Romande. Steel Blue aura le privilège d’y faire une intervention, en tant que partenaire et sponsor de l’événement. L’occasion unique d’en apprendre un peu plus sur les technologies Cloud AWS d’aujourd’hui et de demain.

Cet événement se tiendra le 12 juin 2018, à la Fédération des Entreprise Romandes de Genève. Les présentations se tiendront majoritairement en anglais. L’accès y est gratuit, mais l’inscription obligatoire. Inscrivez-vous dès maintenant car le nombre de places est limité.

La conférence sera scindée en deux thèmes :
– Main Track : venez comprendre les principes et fondamentaux du Cloud Amazon Web Services
– Special Track : découvrez comment les entreprises utilisent déjà le Cloud public AWS en Suisse
Consultez le programme complet ci-dessous.

Nous nous réjouissons de vous retrouver sur place.

 

Inscription en un clic

Programme

09:00 – 10:00Check-in
10:00 – 10:15Welcome with Jim Fanning, AWS
10:15 – 10:45AWS state of the union with Jim Fanning, AWS
Main trackSpecial track
10:45 – 11:30AWS Basics (Matthias Imsand, amanox solutions) Artificial Intelligence & Machine Learning with AWS (Tasio Guevara – AWS Solution Architect)
11:30 – 12:30AWS Infrastructure – Part 1 (Horst Junker, amanox solutions) DevOps and CICD with AWS Code* Services (Mohamed Bouchenafa, Smartwave)
12:30 – 13:30Lunch
13:30 – 14:15AWS Infrastructure – Part 2 (Matthias Schnydrig, amanox solutions)AWSome migrations and operations in the Cloud (Emmanuel Dardaine, Steel Blue)
14:15 – 15:15Security, Identity und Access Management (Yann Le Blevec, Smartwave)Developing with Serverless Application Model (SAM) (Matthias Schnydrig, amanox solutions)
15:15 – 15:45Networking Break
15:45 – 16:45AWS Elasticity & Management ToolsIoT at the Edge with AWS Greengrass (Basho Kaminski, amanox solutions)
16:45 – 17:00Closing Note (Davide Gallo): Next Steps & Goodies
17:00 – 18:00Networking APERTO: Get to know the experts – Sponsored by ELCA

Avez-vous la bonne politique de backup pour vos données ?

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De plus en plus d’entreprises incitent aujourd’hui leurs employés à tendre vers le « zéro papier ». Elles deviennent de fait de plus en plus dépendantes de l’informatique.  L’objectif recherché est simple et louable : protection de l’environnement et centralisation de l’information. Mais le danger guette si on n’y prend pas garde.

L’ère numérique permet de tout mettre au format électronique et simplifie grandement les échanges. D’un autre côté, les risques de pertes de données informatique sont bien réels et de plus en plus présents. Votre politique de sauvegarde est donc un élément essentiel pour assurer la pérennité de vos données et de votre entreprise. On vous aide dans cet article à vous poser les bonnes questions et analyser votre situation.

Sauvegarde manuelle ou automatique, locale ou Cloud

La sauvegarde de votre serveur ou de votre NAS peut être réalisée de plusieurs manières. La plus courante (et certainement la moins efficace) consiste en une sauvegarde manuelle et locale. Bien trop souvent, nous voyons chez nos clients un disque dur externe posé sur le serveur. Avec de la chance ou de la clairvoyance, ce disque externe est parfois recopié sur un support à l’extérieur des bureaux. Et parfois, même pas.

Pour une sauvegarde efficace, ces backups en local et manuels sont à bannir. Un incident grave, comme une inondation, un incendie, ou tout simplement un ransomware sur votre réseau, peut provoquer la destruction complète de tous vos documents. Pour être efficace, une sauvegarde doit être réalisée régulièrement, systématiquement, et aussi exceptionnellement lors de modifications importantes.

N’oublions pas que les backups manuels impliquent un investissement important en temps, de la rigueur et sont finalement au bout de quelques mois négligées. Vous aurez bien compris, nous sommes un petit peu fâchés avec ce mode de sauvegarde.

Vous aimeriez connaître une voie d’amélioration simple, et peu coûteuse ? Il suffit d’automatiser vos backups avec un logiciel dédié. Ils sont devenus bon marché. Par exemple, l’achat d’une licence Cloudberry ne coûte que 119.- par serveur. Alors franchement, plus d’excuse : automatisez vos sauvegardes !

Le stockage des sauvegardes

Maintenant que la question du « comment » est adressée, reste la question du « ou ». L’espace de stockage de vos données de backup est très important. Il doit répondre à deux enjeux majeurs :

  • la fiabilité et la distance avec les données exploitées
  • la rapidité pour remettre en ligne les backups sur votre serveur ou votre NAS

Le lieu de stockage de vos données doit être suffisamment éloigné des données d’exploitation. Tout simplement pour éviter que les backups ne partent en fumée en même temps que les données source. Pour cela les solutions de stockage en ligne sont parfaites. La baisse des prix constante dans le Cloud vous permettra pour moins de 100.- par mois de bénéficier d’un espace de stockage de 1’000 GB.

Si vous avez plusieurs bureaux, un backup croisé entre vos sites peut-être aussi une bonne solution.
Cependant, vous devez vous assurer d’avoir une connexion Internet suffisante pour envoyer vos backups, mais aussi pour les récupérer rapidement en cas de besoin. Par exemple, une connexion 100/100Mbps vous permettra de télécharger en 24 heures 1 TB de données (soit 1’000GB). Une rapide règle de trois vous permettra d’estimer le temps nécessaire à la récupération de vos données.

Le plus important est de tester vos backups régulièrement, au moins une fois par an. Avoir des sauvegardes n’est rien : vous devez être sûr de savoir et pouvoir les remettre en ligne.

Si vous n’avez pas suffisamment de bande passante sur votre connexion, sachez qu’il existe des solutions permettant de redémarrer en quelques minutes votre serveur dans le Cloud. Vous aurez ainsi tout le temps nécessaire pour réinstaller une nouvelle machine ou de nouveaux disques dans vos bureaux.

Les modes de sauvegarde : complète, incrémentielle ou différentielle

La bonne pratique veut que l’on conserve au minimum 7 versions de backup. Vos besoins en espace de stockage risquent de devenir colossaux si l’entier de vos données est recopié à chaque sauvegarde.

Pour réduire les volumes de stockage, les ingénieurs informatiques ont créé différentes alternatives à ces backups complets, moins gourmandes en espace disque. Pour cela vous aurez le choix entre deux approches : sauvegarde différentielle ou incrémentale.

Qu’elle est la différence ? La méthode incrémentielle se base sur la sauvegarde du jour précédent. Et seules les différences des dernières 24 heures (fichiers ajoutés ou modifiés) sont poussées vers la sauvegarde. Au contraire, la sauvegarde différentielle se base sur le backup complet réalisé en général une fois à la fin de la semaine précédente.  Tous les backups journaliers vont alors venir se cumuler jusqu’à la nouvelle sauvegarde complète. Ca n’est toujours par clair ? Jetez un coup d’œil à cet article et ses infographies .

Au final, une sauvegarde incrémentielle demandera moins d’espace disque mais nécessitera plus de temps pour effectuer une restauration. C’est tout simplement l’inverse pour la méthode différentielle : plus d’espace disque consommé mais moins de temps pour restaurer les données. Ou autrement dit : le temps c’est (toujours) de l’argent.

Définir les bons réglages pour votre politique de backup

Vous vous posez encore des questions sur votre politique de backup ? Ça tombe bien, nous aussi nous avons des questions pour vous. Le plus important pour avoir une bonne politique de backup est de définir les bons réglages. Sinon votre solution de sauvegarde vous coûtera cher et ne répondra pas à vos exigences. Voici quelques pistes pour les définir.

Pendant combien de temps ma société peut-elle se passer de ses données ?

La réponse vous aidera à définir la durée maximale d’interruption admissible. Vous devrez alors trouver une solution qui vous permet de remettre les données à disposition de vos collaborateurs dans le temps imparti.

Combien d’heures de travail suis-je prêt à perdre ?

La réponse vous aidera à définir la fréquence à laquelle les backups devront être réalisés. Si vous êtes prêt par exemple à perdre une journée de travail, un backup par jour sera suffisant. Si vous visez moins, la fréquence des sauvegardes devra être réduite.

Combien de versions conserver ?

Vous aborderez ainsi le sujet de la rétention et vous saurez si un historique de 7 jours et suffisant pour votre activité.

Quels fichiers vais-je sauvegarder ?

Le backup d’un serveur de fichiers n’impose pas forcément les mêmes contraintes que la sauvegarde d’une base de données ou d’un serveur de messagerie. Les outils utilisés ne nécessiteront pas le même niveau de granularité. Le logiciel utilisé ne coûtera pas non plus le même prix.

Est-ce que mes documents sont des fichiers de travail ou plutôt des archives ?

La fréquence d’accès aux fichiers vous aidera à définir s’ils doivent être traités comme des documents d’archive ou non. Vous pourrez faire des économies, l’archivage étant relativement moins cher que le stockage de backup.

Ah ! une dernière chose, mais pas des moindres… Le plus important est de tester vos backups régulièrement, au moins une fois par an. Avoir des sauvegardes n’est rien : vous devez être sûr de savoir et pouvoir les remettre en ligne. Sinon elles sont tout bonnement inutiles. Pour faire une analogie, pensez à ces bonnes bouteilles que nous laissons à la cave en attendant qu’elle se bonifient. Comme avec ces bouteilles, votre backup pourrait bien aussi vous laisser un goût amer…

Tout ça vous paraît encore bien compliqué ? Et pourtant vous aimeriez dormir sur vos deux oreilles ? N’hésitez pas à nous contacter, nous maîtrisons le sujet et nous serons ravis de vous aider à définir votre politique de backup. Pour votre cave par contre, on ne peut rien pour vous…

Steel Blue : all inclusive, all right !


Serverless : vers la fin du serveur informatique ?

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Depuis une décennie (déjà), le Cloud a révolutionné notre usage informatique. Les ressources sont massivement dématérialisées, leur accès est majoritairement mobile, et la facturation se fait à l’usage. Alors, on est reste là pour les 30 prochaines années ? Pas si sûr. L’ère du serverless arrive, et le futur se conjugue déjà au présent.

Chez Steel Blue, on est comme ça, on aime le Cloud. Et on aime surtout que nos clients bénéficient de tous ses avantages : flexibilité, agilité, prix, mobilité, robustesse. Pour autant, certains déploiements largement virtualisés restent assez classiques : des serveurs virtuels, sous Windows ou Linux, avec des disques d’une certaine capacité, et de la mémoire.

Attention, le Cloud a tout de même amené ce modèle à des niveaux de fiabilité et de fonctionnalité inconnus jusqu’alors, ou réservés aux multinationales : réplication géographique, coûts de stockage au ras des pâquerettes, capacité d’extension infinies, adaptation à la charge en temps réel. Certains géants ont bâti leur empire sur ces seules bases : AirB’n’B, Netflix, Dropbox. Une vraie révolution, ancrée pour longtemps dans la culture informatique des entreprises, grandes ou petites.

Le serveur Cloud : un modèle déjà ancien

Si l’on regarde le passé, même récent, les bouleversements en informatique ont eu tendance à s’installer dans le temps : Windows est toujours là, Internet aussi, et les ordinateurs personnels ne sont pas encore morts. Des modèles apparus il y a plusieurs dizaines d’années. Pourant, le Cloud tel qu’on le connaît aujourd’hui pourrait n’avoir été qu’une étape. Une sorte de préparation à une autre révolution, plus profonde encore : le serverless.

Si la dématérialisation informatique vous a permis d’éloigner définitivement vos vieilles machines poussiéreuses de vos locaux, le serverless – littéralement l’informatique sans serveur – pourrait bousculer la façon de concevoir les services informatiques. Prenons un exemple : vous aviez hier un serveur eCommerce avec sa base de données. Le temps et les affaires aidant, il a fallu augmenter la capacité de votre machine, pour qu’elle puisse suivre la cadence.

Une fois ce modèle épuisé, vous êtes passé au serveur Cloud : plus de matériel, et une capacité à grandir rapidement et à moindre coût, tout en augmentant la fiabilité. Petit plus : vous pouvez absorber les pics de trafic, le Black Friday par exemple, sans devoir anticiper particulièrement ou doubler votre budget : le Cloud vous offre le confort de la géométrie variable au prix le plus juste. Mais côté cour, la logique reste la même : il s’agit de serveurs, avec de la mémoire, des disques, et des processeurs (i.e. de la capacité de traitement).

Serverless : dimensionnez vos services, pas vos serveurs

Le serverless, lui, vous permet de vous affranchir de ces contraintes de dimensionnement. Vous ne souscrirez plus la location d’un certain nombre de serveurs, mais de la capacité de traitement brut. Votre base de données eCommerce ne vous coûtera plus pour sa puissance ou sa taille, mais bel et bien pour sa possibilité de traiter un certain nombre de requêtes par seconde, quelle que soit sa taille.

Ce que ça change ? Tout ! Prenons un exemple tout simple : un lave-linge. Son dimensionnement basique est lié à sa capacité. Mais parfois, il n’est pas plein, et parfois, il faut faire 2 machines de suite. Est-ce qu’il ne serait pas plus simple de ne payer que pour le nombre de machines que vous faites et le type de cycle, peu importe leur volume ? C’est un peu simpliste, mais c’est exactement cela le serverless. Avec l’avantage supplémentaire de ne pas avoir à entretenir ni même acheter le lave-linge… on est dans le Cloud !

Pour Netflix, encoder un film doit avoir un coût fixe, quels que soient sa longueur et son format. L’informatique serverless permet d’atteindre ce but.

Il est donc aujourd’hui possible de déployer des applications serverless sans se soucier de la machinerie. Et de ne payer que le moteur d’exécution, avec une garantie de traitement dans le temps. Les systèmes serverless sont d’ores et déjà nombreux : bases de données consommées au nombre de requêtes mais sans limite de taille, moteurs d’envoi et de réception d’emails, processus de traitement de données en lots, systèmes de gestion d’événements permettant de coordonner des processus entre eux, etc…

Des exemples concrets

Ca reste flou ? Prenons l’exemple de Netflix. Un nouveau film est ajouté au catalogue, et il faut l’encoder dans plusieurs formats, adaptés aux différents supports (TV, mobile). Or l’encodage pour le mobile prendra peut-être 2 fois plus de temps ou de puissance, et un film court sera traité plus rapidement qu’un film long. Mais, pour Netflix, le prix de location du film reste le même, quel que soit le support utilisé, et quel que soit la longueur du film. Il est donc primordial de disposer d’un coût de traitement unique qui ne soit pas associé à l’effort de traitement. La viabilité du modèle économique en dépend.

Plus près de nous, certaines applications de traitement de données volumineuses – dans la banque et la finance par exemple – migreront rapidement vers le modèle serverless. L’élément dimensionnant restera pour ces industries la capacité à traiter des volumes toujours plus importants de données dans un laps de temps fixe. Afin de disposer de données pertinentes à l’instant t, et surtout pas le lendemain quand il sera trop tard. Là encore, c’est une question de survie.

L’avenir proche risque donc de voir émerger de nouveaux modèles informatiques, et de nouveaux types d’applications, se reposant entièrement sur le modèle serverless. Le paiement à l’usage se renforcera et deviendra la norme. En attendant de passer au serverless, vous pouvez déjà entamer votre cheminement dans le Cloud en commençant simplement par la dématérialisation de votre informatique. Vous aurez déjà franchi un premier cap. Et si jamais le serverless a suscité de la curiosité chez vous, cliquez donc ici pour nous envoyer un message. Nous nous ferons un plaisir de venir discuter d’avenir avec vous.

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Comment activer un serveur de secours à moindre frais et en 5 minutes chrono

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Tiens, votre serveur s’est arrêté ce matin. Rien de grave, cela lui arrive de temps en temps. Sauf que ce matin, c’est plus sérieux. Les disques de stockage de votre précieuse machine sont en panne. Et la redémarrer n’y changera rien. D’ailleurs elle ne redémarre pas. Dommage, car votre serveur héberge votre application critique ou les données sans lesquelles vous ne pouvez pas travailler. Aïe, ça pique…

Vous aviez bien entendu parler de l’achat d’un serveur de secours. Mais ça vous semblait coûteux et compliqué. La bonne nouvelle, c’est que vous avez mis en place un backup Cloud (de préférence). C’est déjà ça. Néanmoins il ne s’agit plus aujourd’hui de simplement remettre en ligne quelques fichiers. Mais bel et bien de reconstruire une machine complète, avec son système d’exploitation. Et en ordre de marche de préférence. Alors que vous comptiez dessus pour saisir des données importantes ou finaliser un projet avant la fin de la semaine. On dirait que les choses se compliquent.

Serveur Cloud : simple comme une image

Si votre machine avait déjà été dans le Cloud, les choses auraient été plus simples. Mais avec des si… On ne va pas refaire le match, non ? Vous n’êtes pas encore passé au Cloud, et vous avez vos (bonnes) raisons : vous préférez garder pour le moment vos serveurs chez vous, ou alors vous êtes contraint de travailler avec des serveurs dédiés, par exemple. Tout n’est pas perdu pour autant : vous pouvez tout de même profiter du Cloud pour remonter votre niveau de fiabilité. Comment ? En déployant un plan de reprise d’activité (PRA, DRP en anglais) et un serveur Cloud de secours. On vous dit comment.

Première étape, procéder à une image Cloud de la machine. Si vos sauvegardes Cloud fonctionnent avec Cloudberry, bonne pioche ! Ce logiciel offre cette option depuis plusieurs mois. Pour réduire le volume, ne sauvegardez que les partitions du système d’exploitation. Cela ne nécessitera que quelques GB : coûts réduits sur le stockage Cloud, et trafic limité pour la copie. Et surtout, recommencez l’opération tous les jours, histoire de ne pas mettre de côté une machine hors d’âge. Les sauvegardes suivantes ne remontent que les blocs de données qui ont été modifiés, et donc l’effort est alors insignifiant.

le B-A-BA : préparer votre plan de reprise d’activité

Une fois votre machine au chaud, procédez une première fois à sa remise en ligne. C’est simple, vous pouvez tout piloter depuis Cloudberry : sélection de la « taille » de la machine, choix du type de système, et du réseau Cloud sur lequel l’installer. Il n’y a plus qu’à cliquer sur le bouton magique. En quelques minutes, votre machine virtuelle sera créée, dans un état à l’identique de votre dernière sauvegarde : les applications sont là, avec toutes leurs configurations. Pour parachever votre test, vous devrez donner l’accès à la machine à vos collaborateurs. Soit avec un VPN, soit avec des règles de filtrage IP strictes. Une fois que vous avez accès à la machine, votre test est concluant, et il s’arrête là.

5 minutes et quelques francs : c’est tout ce que vous coûtera votre machine de secours. Pas mal comme bouée de sauvetage de votre PME.

Vient le jour J (qu’on ne vous souhaite pas évidemment). Le fameux matin où votre machine s’enrhume. Et au lieu de suer sang et eau, vous êtes à l’aise : vous savez que vous disposez d’une image fiable, et vous connaissez la procédure pour exécuter votre plan de reprise. Evidemment, le vrai confort consistera à confier ces tâches à un expert en la matière. Vous vous concentrez sur la gestion de crise interne, et vous nous laissez remonter votre serveur. Histoire de redémarrer votre machine en quelques dizaines de minutes, montre en main.

Ok, mais ça coûte quoi au juste une solution de DRP Cloud ?

D’un point de vue financier, sauvegarder les partitions du système d’exploitation ne demandera que quelques dizaines de GigaOctets. Comptez 45.- pour 100GB, ce qui fera probablement l’affaire. Et pour le serveur de secours ? C’est simple : rien. Tant que vous ne l’activez pas, vous ne faites que stocker son image dans vos 100GB. Il ne vous coûtera qu’au moment de son utilisation. Pour un dimensionnement standard (2vCPU, 4GB de RAM), on parle de quelques centaines de francs par mois complet. Mais avec un paiement à l’usage, au jour le jour. Management compris. Ajoutez à cela les frais de main d’oeuvre pour la mise en ligne, et vous aurez fait le tour de la question des coûts. On ne vous parle évidemment pas de la cerise sur le gâteau : le stress en moins, et l’économie des pertes d’exploitation.

Finalement, bénéficier d’un plan de reprise d’activité n’est plus réservé aux multinationales. Les coûts de stockage et d’exécution de serveur de secours dans le Cloud mettent le DRP à la portée des plus petites structures. Si votre curiosité est piquée, on ne saurait que trop vous conseiller de jeter un oeil à la description de notre produit Steel Recovery : dédié aux PME, il met en oeuvre tout ce qui a été décrit plus haut pour assurer la continuité de votre activité. Et comme les actes valent mieux que les paroles, on vous propose de faire un test à nos frais. C’est simple, il suffit de rentrer votre adresse email dans le formulaire ci-dessous.

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Faites un effort pour la planète, passez au Cloud !

La nouvelle avait fait sensation : une recherche Google consomme l’énergie nécessaire à faire chauffer une bouilloire. Mais l’informatique mondiale ne consomme finalement pas tant que ça. Les vertus du Green IT se trouvent ailleurs. Explications.

Les émissions de CO2 générées par les Technologies de l’Information et de la Communication représentent environ 2% de la pollution mondiale. Si l’on s’attarde sur les pays les plus accrocs aux nouvelles technologies (Etats-Unis, Japon, Europe), le pourcentage sera plutôt de l’ordre de 5 à 6 %.

Cette proportion est finalement faible, et même si cette consommation électrique deviendra rapidement un enjeu, le véritable problème écologique de l’informatique se trouve ailleurs : au niveau du recyclage des composants qui forment nos serveurs et nos ordinateurs. En 2016, seulement 20% de ces composants ont été collectés et recyclés. Et ils sont constitués de nombreux produits chimiques dangereux : cadmium, plomb, béryllium, mercure, chrome hexavalent… qui finissent dans la nature.

Les solutions Cloud à la rescousse de la planète

Pour adresser à la fois la question du recyclage et celle de la maîtrise énergétique, ni une ni deux : l’externalisation de votre informatique constitue la voie royale. Voyons comment dans le détail.

Commençons par vos serveurs : la consommation électrique et la production de froid pour leur maintien dans vos bureaux rerpésente énormément d’énergie (comptez environ 500 W par machine). Si l’on ajoute à cela le taux moyen d’utilisation d’un serveur à domicile (15 % en moyenne), on comprend ce que gaspillage signifie.

En passant dans le Cloud, on réduit grandement le nombre de serveurs nécessaires et on évite la surconsommation. Le taux d’utilisation moyen d’un serveur passe alors de 15% à 65 %.

Les récalcitrants opposeront à cette démarche la sécurité des données et les risques associés. Faisons l’analogie avec votre trésorerie. Vous ne la laissez plus dans un coffre-fort au fin fond de votre bureau, non ? Faites de même avec vos données, elle seront plus en sécurité dans le Cloud !

Allons encore un peu plus loin : les grands centres de données (Amazon, Azure) de par leur conception énergétique et le choix de leurs équipements sont 29 % moins énergivores que les datacenters locaux. Et certains grands hébergeurs comme Amazon mettent en place des fermes d’énergie renouvelable (panneaux solaires et éoliennes). Amazon possède déjà des datacenters « zéro émissions carbone » (à Francfort et en Irlande pour les plus proches). Le calcul du Green IT est vite fait !

Mettez vos ordinateurs et votre réseau informatique au Green IT

Parlons aussi des équipements de bureautique. Savez-vous que votre ordinateur de bureau consomme environ 150 watts. Pour une durée de vie moyenne de 3 à 4 ans. Dans les faits, comptez 25.- d’électricité par mois pour une machine allumée en permanence. Une bonne alternative consiste à passer par un poste virtuel.
Les terminaux de nos bureaux virtuels consomment 10 watts et ont une durée de vie de 7 ans ! Et on ne parle même pas des fonctionnalités supplémentaires offertes par ces ordinateurs dématérialisés : sauvegarde quotidienne, flexibilité, évolutivité.

Attardons-nous maintenant sur le câble réseau branché sur la plupart des équipements de votre bureau. Y-a-t-il à l’autre bout du câble un équipement POE (Power Over Ethernet) ? Il n’est plus nécessaire d’alimenter tous vos appareils via une prise électrique. Votre réseau informatique peut s’en charger pour de nombreux équipements (antennes WiFi professionnelles ou téléphones IP). De tels équipements POE embarquent des solutions de gestion d’énergie avancée qui feront baisser votre consommation électrique.

La téléphonie ? Des solutions existent

Prêt à réduire un peu plus votre empreinte écologique ? Facile, attaquons-nous ensemble à vos téléphones et fax. Votre central téléphonique est à bout de souffle et vous n’avez pas encore fait le pas vers la VoIP. Dépêchez-vous, car le couperet va bientôt tomber. Et surtout, pensez à dématérialiser lors de ce changement. Les solutions de central téléphonique virtuel sont aujourd’hui très abouties et très fiables. Et ça sera encore un peu d’énergie économisée.

Vous avez aussi un fax poussiéreux au coin de votre bureau qui consomme de l’électricité, du papier pour recevoir uniquement de la publicité ? Optez pour une solution « fax to mail / mail to fax ». Vous recevrez toutes vos télécopies directement dans votre boîte de messagerie et un simple envoi de mail suffira pour expédier un fax. Vous ferez du bien à la planète et vous gagnerez de la place dans votre bureau.

Alors passez vite au Green IT, c’est bon pour la planète et bon pour votre facture électrique. Et si vous avez envie d’adhérer à l’informatique verte et de réduire votre empreinte carbone, avec nos solutions Cloud, nous sommes à votre disposition pour vous aider à faire fondre vos kilowatts en watts.

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Au fait, c’est quoi le coût (réel) de votre ordinateur ?

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Virtualiser son poste de travail est aujourd’hui facile. Changer de modèle économique, un peu moins : passer à la location mensuelle et comprendre le coût d’un ordinateur nécessite d’adapter son mode de pensée. Et de considérer absolument toutes les dépenses. Mais comme chez Steel Blue on maîtrise cet exercice, on a fait le calcul pour vous. A vos bouliers !

Le réflexe est toujours le même lorsqu’on présente un poste virtuel à un de nos clients : il compare son prix d’achat habituel, qu’il divise par le prix de la location. Et conclut qu’au bout de 12 mois, il commence à trop payer. Evidemment, c’est un raccourci, car l’ensemble des charges de son PC ne sont pas prises en compte. Avec le temps, nous avons mis au point des outils qui permettent de faire une comparaison objective. On vous en livre les détails, histoire de déconstruire le mythe du PC pas cher.

Commençons par le commencement : on ne s’attardera que sur le monde PC/Windows. Tout simplement parce qu’il n’y a pas de solution d’entreprise pour virtualiser un Mac. Et les amateurs de la Pomme sont amoureux de leurs machines (on les comprend), ce qui n’incite pas Apple à les rendre virtuelles.

Autre hypothèse : les tarifs mentionnés ici sont ceux que nous constatons chez nos clients, et qui correspondent à des gammes professionnelles. Vous trouverez toujours un ordinateur à (plus) bas coût, mais on s’éloignera alors de l’objectivité de la comparaison. Et si vos coûts varient par rapport à nos chiffres, dites-le nous et on refera la calcul pour vous. Enfin, on se place dans un contexte PME, c’est-à-dire un parc allant de quelques machines à 50 postes.

Coût d’un ordinateur : le diable se cache dans les détails

Passons donc à l’inventaire du coût de votre ordinateur. Il se répartit en deux catégories : les coûts uniques (l’achat et la mise en service) et les coûts d’exploitation. Concentrons-nous sur l’investissement intial. Un PC pro digne de ce nom dans un format standard chez un grand constructeur vous coûtera environ 1’000.-. Ajoutez à cela la licence Windows 10 Pro (indispensable pour gérer votre machine en réseau), pour 300.-.

Idéalement, vous ajouterez encore un contrat de maintenance, histoire d’avoir un technicien chez vous rapidement avec les pièces de rechange en cas de casse. Ajoutez 200.- (et si vous ne le faites pas, vous paierez plus tard déplacement et intervention à l’acte pour plus cher).

X centimes le kW/h se transforment en X francs à la fin du mois. Pour 150W, 24 heures sur 24.

Une fois que vous avez acheté votre machine, il faut la mettre en service : déplacement dans vos bureaux, installation, connexion au réseau, démarrage, configuration. N’espérez pas moins de 2 heures pour cette opération. Entre le déplacement et le temps de travail, comptez donc 400.-. Là encore les coûts peuvent varier et dépasser ce seuil, notamment si votre machine nécessite de nombreux logiciels et une configuration un peu pointue.

Les plus techniques diront : « il est possible d’automatiser cela ». C’est juste. Mais pour un coût qui n’est pas négligeable, et que les petites entreprises ne peuvent s’offrir pour leur parc de PC physiques. On laisse de côté les logiciels applicatifs (Office ou vos logiciels métier), car le coût sera le même si l’ordinateur est virtuel.

Le compteur tourne

Bien. Maintenant que votre machine tourne, c’est là que tout commence. Car à peine le bouton « on » appuyé, elle vous coûte. En électricité tout d’abord. Une machine au format tour dispose d’une alimentation de plusieurs centaines de watts, qu’elle ne consomme pas entièrement heureusement. La consommation est variable dans la journée. Surtout, elle s’étend généralement la nuit, car les collaborateurs « oublient » d’éteindre leur poste.

Nous considérons habituellement une consommation moyenne de 150W. Pourquoi cette valeur ? Parce qu’elle a la double avantage de coller à la réalité et de fournir un moyen de calcul mnémotechnique : si votre kW/h vous coûte X centimes, 150W en 24/7, c’est X francs à la fin du mois. Dans les faits, un PC vous coûtera en courant 25.- par mois.

La mise en service vous coûtera 1’900.-. Mais quid de l’exploitation ?

Ca ne s’arrête évidemment pas là. Votre chère bécane (au propre comme au figuré) nécessite de l’entretien. Un peu de main d’oeuvre tous les mois, pour s’assurer que tout va bien, que l’antivirus est à jour. Et encore un peu plus pour fournir de l’assistance aux utilisateurs. Chez nos clients, nous constatons généralement 2 heures par an et par machine. On parle de 10 minutes par mois et par poste, ce qui est faible.

Mais partons sur ces bases. Avec un peu de déplacement dans l’année, comptons 350.- /an. Et parce que la vie d’un PC n’est pas un long fleuve tranquille, comptons encore 150.- de pièces et réparation sur les 3 années d’amortissement de la machine.

L’heure des comptes

Il est temps de sortir la calculette. Votre investissement se monte finalement à 1’900.-. Et l’exploitation sur 3 ans… 2’100.- ! Surprise, non ? En lissant ce coût sur 3 années, on obtient environ 110.- /mois. C’est cette valeur qu’il faut garder en tête. On est en tout cas bien loin des 1’000.- d’achat uniques. A ce moment de l’article, vous salivez d’avance de savoir combien peut coûter un poste virtuel.

Chez Steel Blue, notre gamme commence à 69.- par mois. Mais pour ce prix, le service n’est pas tout inclus, et il s’agit d’une entrée de gamme, parfaite pour un usage ponctuel. Non, regardons plutôt une machine comparable à un PC standard, en milieu de gamme avec 2 processeurs (de serveur) virtuels, et 4 GB de RAM.

Sur 3 années, cette machine vous reviendra à 98.10 par mois. Et le service ? Pour ce prix, tout est inclus : support, maintenance, mises à jour, reporting, documentation. Tout. Avec donc l’avantage de savoir exactement ce que vous allez payer, et de ne pas avoir de surprise en fin d’année avec un budget dépassé.

Un PC, avec quelques trucs en plus

Et comme on est dans le Cloud, le poste virtuel prend définitivement l’avantage avec quelques caractéristiques bien à lui. La mobilité tout d’abord : vous accédez à votre poste depuis n’importe quel terminal. Même l’ordinateur ou la tablette de la maison. La mise en service ne sera facturée qu’une demi-heure, car nous établissons des machines types, que nous pouvons déployer à la volée. Pour atteindre le top de l’agilité.

Les données locales du poste sont sauvegardées toutes les 12 heures, sans surcoût. Enfin, votre poste vous sera livré avec un logiciel collaboratif de partage et de synchronisation de fichiers, pour le même prix. Et si jamais vous n’avez plus besoin d’une machine, nous la supprimons, et vous ne restez pas avec du matériel sur les bras.

Maintenant que vous avez toutes les cartes en main, vous êtes prêt pour prendre la bonne décision. Racheter des machines ou bien dématérialiser votre parc de PC. Vous savez déjà où va notre préférence. Mais les chiffres parlent d’eux-mêmes, et on n’est plus dans le fantasme ou les a-priori. Si jamais la dématérialisation vous démange, prenez contact avec nous avec le formulaire ci-dessous. Nous finirons de vous convaincre avec un test gratuit d’un mois. Encore un des avantages du poste virtuel dans le Cloud.

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Serveur dédié, cloud, privé virtuel : par quoi remplacer votre machine au bout du rouleau ?

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Votre bon vieux serveur tire la langue. Performances en berne, disques remplis à ras bord : il n’en a plus pour longtemps. Au moment de le remplacer, vous pensez à faire héberger votre nouveau matériel en dehors de vos locaux, en location. Et là, de nombreuses options s’offrent à vous. Avec des coûts et des caractéristiques bien différentes. On vous aide à faire le tri dans la jungle des offres.

Quand vous devrez envisager l’hébergement de votre serveur, les alternatives seront nombreuses. Serveur Cloud, dédié, privé virtuel, difficile de faire un choix. Vous vous sentez perdu ? Pourtant, quelques critères de décision simples vous permettront de viser juste. Prix, exclusivité des ressources, évolutivité diffèrent entre chaque modèle. On vous aide avec un passage en revue des possibilités, agrémenté de quelques conseils pour ne pas vous rater.

Le serveur dédié

Il y a quelques années encore, externaliser son serveur pouvait se résumer à remplacer votre vieille machine, par une autre, bien concrète et dédiée, mais hébergée chez un fournisseur de services. Finalement, une sorte de continuité dans le changement. Dans ce cas de figure, Le serveur vous est réservé (il est dédié), mais il ne vous appartient plus. Vous le payez mensuellement, bien souvent sous réserve d’un engagement dans le temps.

Si cette solution vous permet de vous abstraire du matériel dans vos bureaux, elle ne change pas grand-chose : vous paierez la machine tout le temps de son amortissement. Et en cas de panne, vous en subirez les désagréments : l’hébergeur doit changer les pièces défectueuses, et vous, subir une perte d’exploitation. Au moins vous bénéficiez de ressources garanties (mémoire, processeur, disque), mais au prix fort. Et vous avez les clés du camion pour paramétrer votre machine aux petits oignons.

Le serveur privé virtuel

Pour la faire courte, il s’agit donc d’un serveur dédié découpé en morceaux, sous forme de serveurs virtuels. Ces serveurs disposent généralement de ressources attribuées, mais pas garanties, afin de proposer un coût relativement modeste. La pratique veut que les ressources du serveur soient vendues plus d’une fois, celles-ci n’étant généralement pas utilisées à 100%. En comparaison du serveur dédié, vous n’avez plus la main sur le matériel, vous ne pouvez pas jongler avec les ressources (par exemple : ajouter de la mémoire), et les faire évoluer à la baisse ou à la hausse. A moins de le demander à votre hébergeur. Et une panne du matériel vous impactera toujours directement.

Utiliser un serveur Cloud, c’est bénéficier de ressources quasiment illimitées. Et être capable de les adapter en permanence.

Faisons une analogie : si un serveur dédié est une maison individuelle, un serveur privé virtuel est un appartement. Vous pouvez disposer de l’ascenseur dans son entier. Mais si quelqu’un a appuyé sur le bouton avant vous, vous devrez patienter un peu. C’est le principe des parties communes. Avec au bout du compte, des coûts partagés, mais pas d’exclusivité sur les ressources. Avantage : vous ne payez pas, par exemple, les licences du logiciel de virtualisation (VMWare, HyperV, Xen, etc.) que vous devriez supporter sur un serveur dédié.

Le serveur Cloud

Le serveur Cloud est une évolution du serveur privé virtuel. Au lieu de reposer sur une machine unique, il fonctionne sur un ensemble de ressources (disons plusieurs machines en parallèle). Cela vous protège déjà des risques de panne de matériel : en cas de crash, le serveur Cloud se déplacera virtuellement pour utiliser les machines physiques encore à disposition. Mais surtout, par effet de volume, ces ressources sont quasiment illimitées. L’effet de mutualisation vous garantit de toujours disposer de ce pour quoi vous payez (processeur, mémoire).

Reprenons notre comparaison. Au lieu d’habiter dans un bâtiment unique, vous regroupez les constructions et mutualisez les ascenseurs. Si cela ne vous prémunit pas que tous les lifts soient appelés au même moment, cela réduit grandement la probabilité d’un tel événement. Et surtout, en cas de panne d’un des ascenseurs, il est probable que vous ne vous en aperceviez même pas, les ressources étant toujours en nombre suffisant pour absorber une panne d’un élément. Dites-vous que les grands centres de données Cloud hébergent des milliers, voire des dizaines de milliers de serveurs.

L’heure du choix a sonné

Si le serveur dédié peut paraître rassurant, il appartient malheureusement au passé. Vous paierez pour ce que vous n’utilisez pas. Et vous serez limité dans vos évolutions. Il vous force à viser juste dès le départ lorsque vous devrez faire son dimensionnement. Ce qui peut être difficile pour une startup qui démarre, ou un site e-commerce qui n’a pas vu venir son succès du Black Friday. Le serveur privé virtuel vous apporte plus de flexibilité, mais dans des limites qui seront vite atteintes, et avec le risque toujours présent d’une panne.

Le serveur Cloud réunit finalement le meilleur des deux mondes : une garantie de disponibilité des ressources proches du serveur dédié, et une tolérance aux pannes meilleure que le serveur privé virtuel. Autre avantage, la possibilité de faire évoluer votre parc en l’espace de quelques clics, sans être limité par la machine qui fait tourner votre serveur Cloud, car ce sont en fait plusieurs machines. Des milliers. Les grands hébergeurs proposent même maintenant des systèmes de mise à l’échelle qui permettent de redimensionner automatiquement vos parcs de serveurs, au gré des événements et déclencheurs que vous aurez définis. Un dernier biscuit ? Le coût évidemment. Là encore, l’effet de masse joue à plein.

Voilà, vous avez maintenant toutes les cartes en main pour faire le bon choix. En fonction de vos besoins, de vos contraintes et de votre trésorerie. Si jamais le serveur Cloud vous intéresse, et on imagine que c’est le cas si vous avez lu jusqu’ici, il ne vous reste plus qu’à prendre contact avec nous grâce au formulaire ci-dessous pour une évaluation rapide. Nous pourrons vous fournir un devis et prendre avec vous l’ascenseur vers la dématérialisation.

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Neige, bouchons : quelles pertes pour les PME sans télétravail ?

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Comme chaque année, Genève aura été paralysée par la neige. Le 1er mars 2018 a été particulièrement chaotique. A tel point que certaines entreprises ont dû renvoyer leurs collaborateurs à la maison. Avec des conséquences financières non-négligeables. Le télétravail aura sauvé les PME qui ont anticipé. Mais comment s’y préparer simplement dans celles qui sont en retard ?

On a l’impression de le redécouvrir tous les ans : en Suisse, il neige. Et même assez bas sur la Côte, au niveau du lac par exemple. Avec un trafic pendulaire en croissance permanente, chaque tempête est plus problématique d’une année sur l’autre. 2018 n’a pas échappé à la règle. Les PME parées pour le télétravail ont su faire face. Et limiter ainsi les dégâts. Pour les autres, ça aura été peut-être l’occasion de s’interroger sur une nécessaire transformation.

Et cette transformation commence par une mise en condition psychologique : la télétravail, c’est avant tout une question de confiance. Comment s’assurer que les collaborateurs travailleront bel et bien ? L’expérience montre qu’ils sont plutôt loyaux si le home office est mis en place de manière raisonnable et accompagnée. Les Services Industriels de Genève, lors de la mise en place de leur programme EquiLibre, ont même constaté que les collaborateurs travaillaient plus. Une façon de montrer que la confiance accordée était méritée.

Accéder à ses outils

Une fois passée l’écueil organisationnel, il faut s’attaquer à la technique. C’est ce qui nous intéresse en particulier. Si l’on y regarde de près, de quoi avons nous besoin pour travailler au quotidien ? Cela tient en 4 axes : notre téléphone, nos fichiers, notre messagerie et nos applications. Parfait ! Voyons si tout cela est accessible en dehors de vos bureaux.

Votre téléphone de bureau fonctionne probablement déjà sur Internet. Alors l’utiliser à la maison, ça ne change rien.

Commençons par le plus simple : la messagerie. Si l’accès à la mobilité a longtemps été réservé aux grandes entreprises, il est maintenant accessible aux plus petites. Un service Exchange dans le Cloud, tel qu’Amazon Workmail ou Microsoft Office 365, est disponible aussi bien du bureau que depuis la maison. En toute sécurité. C’est tout l’avantage des solutions Cloud à la demande : profiter des même services que les grands, mais pour un coût à l’usage.

Rester connecté

Vos fichiers maintenant. Deux approches sont possibles. Soit vous synchronisez vos fichiers entre vos appareils (le PC du bureau et l’ordinateur de la maison). Mais avec une solution professionelle, sous contrôle de l’entreprise. Microsoft OneDrive ou Amazon Workdocs feront cela très bien pour vous. Ou alors, vous vous connectez à distance grâce à un VPN au réseau de l’entreprise. La première solution vous permet de travailler hors-ligne. Le VPN évite de recopier les fichiers sur de trop nombreux appareils.

La publication d’application à distance, c’est un navigateur, un lien, et rien d’autre : vous voilà connecté !

Pour le téléphone, deux cas sont à étudier. Si le télétravail reste une exception pour faire face aux aléas, le mobile fera l’affaire. Mais si vous laissez vos collaborateurs 1 à 2 jours par semaine à la maison, il va falloir se pencher sur le sujet sérieusement. Avec la fin de la téléphonie classique, les communications passent maintenant par Internet. Votre système vous autorise donc probablement déjà à téléphoner avec un simple logiciel. Et pour les réunions en ligne, qu’elles soient audio ou vidéo, Skype for Business vous comblera.

PME, télétravail et applications

Restent les applications. Si par bonheur, celles que vous utilisez sont déjà hébergées dans le Cloud, il n’y a rien à faire de particulier. Si elles sont encore dans votre réseau d’entreprise, le VPN cité plus haut vous sauvra la mise. La configuration des VPN modernes ne nécessite aujourd’hui que peu de compétences, et cela revient rarement à autre chose que de suivre un lien dans un navigateur.

Les plus exigeants voudront de la simplicité. Facile avec le poste virtuel : votre bureau vous suit partout.

Mais vous pouvez aussi décider de publier vos applications à distance. Dans les faits, vous ouvrez votre navigateur sur un lien propre à votre application, vous vous authentifiez, et vous obtenez un raccourci vers votre application. Qui s’exécute alors comme si vous étiez au bureau. Cette technologie, appelée RemoteApp chez Microsoft, nécessite un peu de mise en place côté serveur. Mais elle a le bon goût de fonctionner dans toutes les situations : à distance à la maison, aussi bien qu’au bureau. Sans rien devoir installer d’autre que le petit lien téléchargé une seule fois à votre inscription. Génial non ?

La Rolls : le poste virtuel

Maintenant, les plus exigeants demanderont : il n’y a pas plus simple tout de même ? Bien sûr ! Imaginez qu’au lieu de transporter à la maison vos 4 outils du quotidien, vous puissiez emporter votre environnement de travail complet où que vous soyez. Vous avez le droit de rêver, car la recette est simple : une application à télécharger en quelques secondes, un terminal quelconque (PC, Mac, tablette, peu importe), votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Et… vous y êtes ! Votre bureau habituel s’affiche à l’écran, dans l’état où vous l’avez laissé la veille. Vous venez de vous connecter un à poste virtuel. Et vous avez le droit d’être exigeant.

Le spectre est donc large pour celles des PME qui veulent déployer le télétravail. Nous avons un faible pour le poste virtuel. Nos clients aussi. Et tous ceux qui le découvrent pour la première fois n’en reviennent généralement pas.  Vous voulez faire l’essai ? Rien de plus simple : nous en mettons à disposition, gratuitement, pour un test d’un mois. Il suffit de vous inscrire sur le formulaire ci-dessous. Mais si vous êtes plus classique, nous maîtrisons aussi les solutions préentées plus haute. Le choix vous appartient, et vous n’aurez maintenant plus d’excuse.

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3 façons de (bien) rater le passage au travail collaboratif en PME

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Notre informatique est dans le Cloud, c’est un fait. Avec cette mutation, les outils de travail collaboratif dans les PME se sont multipliés. Autrefois réservés aux grandes entreprises, ils gagnent maintenant les PME, qui manquent parfois de lignes directrices pour les implémenter avec discernement. Avec à la clé des risques qui ne sont pas négligeables. Mais comme chez Steel Blue on aime les PME, on vous dit comment passer à travers les gouttes.

Le travail collaboratif, vous en avez entendu parler. Partager des documents en interne, faire intervenir des partenaires extérieurs sur vos fichiers, organiser des sessions de vidéoconférence à plusieurs. Bref, ajouter de la fluidité dans vos processus de travail. Et au final, gagner en efficacité et en productivité. Cela fait rêver non ? Sauf que le rêve peut vite se transformer en cauchemar, si vous ne prenez pas les bonnes décisions dès le départ. Inventaire de quelques pièges classiques, mais dans lesquels vous pouvez éviter de tomber.

1 – Utiliser des outils de travail collaboratif grand public

La première expérience que chacun a fait avec le travail collaboratif, c’est en général avec son matériel personnel. Vous avez accepté la proposition de votre iPhone d’activer iCloud. Ou un ami vous a envoyé un fichier par Dropbox ou WeTransfer, que vous avez trouvé génial. Et que vous avez installé à votre tour en quelques clics. Loin de moi l’idée de remettre en cause la qualité de ces outils : ils sont pratiques, simples, rapides, ergonomiques… et gratuits. Ce dernier avantage est à double tranchant. Cela facilite l’essaimage de ces produits. Mais cela conduit aussi à ce qu’on appelle le « shadow IT » dans les entreprises : l’utilisation de logiciels personnels, hors du contrôle de l’entreprise.

Pas si grave, pensez-vous ? Voyons cela de plus près, et commençons par iCloud. Il s’agit d’un produit individuel, attaché à un compte personnel. Il échappe donc aux règles de conduite de l’entreprise. Pire, un collaborateur qui part emmène vos données avec lui. Et avant même qu’il ne parte, vos données sont déjà entre les mains de services gratuits, et donc assez laxistes concernant leur protection. Un exemple : les petites lignes des conditions générales de la version grand public de DropBox mentionnent que vous abandonnez la propriété de toutes les données que vous placez dans votre stockage en ligne. Vous avez bien lu.

En plus de vos données, controlez vos appareils. Votre tablette de démonstration s’éloigne de plus de 500 mètres de votre showroom ? Vous l’effacez automatiquement.

La solution ? Passer par les versions professionnelles de ces outils, ou choisir ceux qui sont dédiés aux entreprises. Dropbox Business permet d’intégrer vos comptes Office 365 et de garder le contrôle sur l’utilisation des partages, avec une vraie fonction d’administration. Office 365 propose différents plans tarifaires et outils – comme OneDrive – qui vous permettent d’équiper même les TPE avec les solutions des multinationales, pour un coût modique. Et Amazon Web Services propose une suite d’outils intégrée à la gestion des comptes utilisateurs dans le Cloud. Tout cela sans compter le fait que vous profitez de fonctions bien plus avancées, telles que le commentaire en ligne ou le verrouillage des documents. Vous avez donc le choix.

2 – Ne pas contrôler les appareils

Première étape franchie : vous outils et vos données sont sous contrôle. Parfait, mais quid des appareils ? Si vous favorisez le déploiement d’outils de travail collaboratif, vos collaborateurs vont finir par adorer ça. Et vouloir multiplier leur installation sur tout ce qui leur tombe sous la main. C’est bien pour l’efficacité, moins pour la sécurité. Imaginons qu’ils déploient votre logiciel de synchronisation de fichiers sur leur natel personnel, et qu’un de ces smartphones soit victime d’un virus ou d’un ransomware, vos fichiers et votre réseau sont exposés.

Pas de stress : tout comme vous contrôlez comment sont utilisés vos outils de travail collaboratif dans votre PME, vous pouvez gérer les appareils sur lesquels ils tournent. C’est le rôle des solutions de sécurité mobile en entreprise (EMS, Entreprise Mobiliy Security). Kesako ? Il s’agit de programmes qui lient les appareils à votre entreprise, et contrôlent les applications qui y sont installées, les règles de sécurité ou même la géolocalisation.

Pour réussir votre transformation, vous devez identifier des cas d’usage précis, et les adresser avec un scénario d’utilisation simple.

Un exemple ? Votre tablette de démonstration s’éloigne de plus de 500 mètres de votre showroom ? Effacez-la automatiquement. Vous voulez configurer le WiFi d’entreprise sur les natels sans avoir à communiquer et renouveler le mot de passe ? Déployez-le par les airs. Vous vous faites voler un ordinateur portable ? Vous le verrouillez à distance ou vous en effacez les données. Et évidemment, tout ceci fonctionne dans les deux sens : ce que vous installez à l’arrivée d’un collaborateur, vous le désinstallez automatiquement en cas de départ. Histoire d’être au propre.

3 – Oublier la formation et le support

Vous l’avez compris, les possibilités sont nombreuses. Ce qui rend ces outils parfois complexes. « Parfois » est même un terme un peu léger. La réussite de votre plan  de travail collaboratif en PME endra de l’adoption des utilisateurs. Et cette adoption n’aura pas lieu sans formation. Il s’agit d’un changement profond, et la résistance au changement peut faire capoter n’importe lequel des projets. Il faut donc l’accompagner.

Et inutile de penser connaître les outils sur le bout des doigts et dans leurs moindres recoins. C’est illusoire, et de toute façon inutile : l’effort sera démesuré, et vous devrez apprendre 90% de fonctions que vous n’utiliserez jamais. Le mot d’ordre ici sera le pragmatisme. Vous devez identifier des cas d’usage précis, et les adresser avec un scénario d’utilisation simple. Et de bout en bout.

Cette approche sera également itérative, et nécessitera des adaptations. Un nouveau scénario se présente ? Vous devrez définir comment l’adresser avec vos outils. Il est donc primordial de vous faire accompagner par un spécialiste qui connaît l’outil mieux que vous et vous fera gagner du temps pour ajouter une corde à votre arc. Idem si vous rencontrez des difficultés au quotidien. Là encore, la fluidité d’utilisation sera la clé du succès.

Que ce soit pour sélectionner vos outils ou identifier vos cas d’usage, nous sommes là pour vous aider à faire les bons choix. Prenez contact avec nous grâce au formulaire ci-dessous pour une première analyse. Et un déploiement en mode collaboratif, évidemment.

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