On vous explique : Microsoft Teams

Teams, vous connaissez. Ou plutôt : vous croyez connaître. L’explosion de la visioconférence, dans le sillage de la pandémie de Covid-19, a amené nombre de salariés du secteur des services à passer par cet outil. Mais s’il excelle pour mettre en relation, via le son ou l’image, il va un peu plus loin que cela. Beaucoup en fait. Analyse d’un logiciel aux mille facettes.

Si Teams apparaît maintenant comme un standard du marché, c’est qu’il a été bien aidé. Lancé en 2017, le successeur désigné de Skype for Business le remplaçait progressivement dans les grandes entreprises. Jusqu’à ce que deux facteurs simultanés agissent sur son implantation dans le marché, et le transforment en star, au sein même des PME.

Evidemment, l’épidémie de SarsCov2 figure au premier chef de ces événements. Teams, comme ses concurrents tels que Slack, se sont vite rendus indispensables auprès des entreprises, de toutes tailles. Il faut dire que Microsoft ne permettait plus d’installer Skype for Business depuis longtemps. Et que le bouche-à-oreille a fait le reste. Bien aidé par un téléchargement libre et une utilisation gratuite dans un cadre personnel. Cadre régulièrement dépassé et qui s’étendait rapidement aux sphères professionnelles.

Mais tout n’aurait pas été forcément aussi vite et loin sans un autre vecteur de développement. Microsoft à l’époque avait déjà fait de Teams son nouveau cheval de bataille pour la collaboration en entreprise. Et avait décidé d’enterrer la messagerie au profit de Teams pour les échanges internes. Dans le contexte d’une PME, et hors télétravail, l’intérêt de la visioconférence est assez limité : les organisations sont de taille réduite, et la proximité facilite les échanges en présentiel. Cette seule fonction n’aurait pas justifié les ambitions de Microsoft. Il doit donc y avoir autre chose…

Teams, colonne vertébrale du travail collaboratif

Cela peut paraître comme une évidence, mais le nom même de Teams révèle tout de cet outil. Il facilite simplement le travail en équipe. Et la visioconférence n’est qu’une facette de ce couteau suisse. Teams donne donc tout son sens aux équipes, en les mettant au centre du travail collaboratif. Les équipes sont alors l’élément structurant de l’organisation dans Teams. Et tout en découle ensuite, assez naturellement. Pour une petite structure, l’adoption est assez simple puisque les équipes sont réduites et connues : Teams vient se greffer sur ces groupes d’utilisateurs et leur offre des outils multiples.

Prenons un exemple. Votre PME dispose d’un département dédié à la comptabilité. Vous créez une équipe Teams du même nom, et vous invitez vos utilisateurs. Dans cette équipe, vous définissez les espaces de travail, publics ou privés. Les premiers sont accessibles à tous les membres, alors que les seconds sont évidemment limités aux personnes que vous choisissez. Ces espaces de travail, appelés canaux, structurent le travail de l’équipe, par thème, par activité ou par projet.

Les canaux Teams sont les lieux de regroupement virtuels de vos équipes.

Dans chaque canal, vous disposez d’une boîte à outil complète : publication d’informations (texte, liens), organisation de réunions en ligne ou en présentiel, gestion des tâches, publication d’un intranet, stockage des fichiers, mise en ligne de formulaires et de listes. A cela viennent s’ajouter de nombreuses applications, fournies par Microsoft ou des sociétés tierces, qui enrichissent cet environnement collaboratif. Autrement, dit, les équipes et leurs canaux deviennent les « lieux » de regroupement pour le travail à plusieurs. Et toutes les informations liées à une activité s’y retrouvent concentrées.

Un impact réel et rapide sur le travail collaboratif

Première conséquence majeure : vous n’envoyez plus d’email en interne. Soit vous passez par la messagerie instantanée de gré à gré, ou alors vous postez des informations dans le canal approprié. Libre à chacun d’en prendre connaissance et de participer. Deuxième conséquence : vous n’envoyez plus d’attachements. Les fichiers sont directement intégrés dans les canaux, dans une arborescence dédiée. En prime, chaque modification est conservée : vous bannissez donc les allers-retours de fichiers par messagerie qui vous font perdre le fil.

Par souci de cohérence, Microsoft s’appuie sur son stockage de fichiers Cloud SharePoint pour sauvegarder les documents. Ils sont alors évidemment accessibles en ligne ou synchronisés sur vos différents appareils. Et pour faciliter la transition, votre calendrier Outlook est désormais intégré, tout comme vos tâches, ce qui vous incite plus facilement à passer par Teams pour démarrer votre journée. Enfin, les applications Office sont aussi intégrées, et vos fichiers Word ou Excel s’ouvrent directement depuis Teams.

Désormais, vous pouvez tout faire depuis Teams. Sauf envoyer des emails.

Un des avantages de cette approche réside dans la classification des données. Celles-ci se trouvent déjà dans la bonne équipe, et le bon canal. Les fonctions de recherches proposées par Teams mettent la touche finale, en vous laissant chercher un terme dans tous les éléments collaboratifs : fichiers, conversations, etc. Autre avantage : vous pouvez étendre le travail d’équipe à des membres externes, qu’ils aient Teams ou pas d’ailleurs, puisque tout est accessible au travers d’un simple navigateur. Mais pour ceux qui disposent d’une licence, passer d’une organisation à une autre depuis Teams devient progressivement une habitude.

Encore quelques lacunes

Alors, parfait Teams ? Pas tout à fait. Microsoft a adopté un rythme de développement sidérant sur son outil, avec de nouvelles fonctions publiées tous les mois via les mises à jour en ligne. Ce qui permet en passant de corriger les bugs. Et ils restent nombreux. Autre point noir : le programme s’alourdit en même temps qu’il s’enrichit. Il est courant que Teams à lui seul, et sans faire grand-chose, occupe à peine moins de 1GO de mémoire. Et présente parfois des soucis de lenteur. Voire des plantages. Probablement la rançon à payer pour un outil aussi polyvalent.

Autre déception : l’intégration de la téléphonie n’est pas au point. Car en effet, Teams vous permet de passer et de recevoir des appels téléphoniques, de manière presque transparente. L’expérience au quotidien n’est franchement pas extraordinaire, surtout si, comme nous, vous décidez d’utiliser votre smartphone pour prendre les appels. La gestion de la présence n’est pas au point (vous risquez de ne pas recevoir d’appel après une réunion par exemple), et les dysfonctionnements restent nombreux.

Pour autant, Teams marque un vrai progrès dans le travail collaboratif. Assez rapidement, on se prend au jeu et on s’approprie ce nouvel outil. Avec les fonctions de partage avancées de SharePoint, la gestion documentaire s’en trouve facilitée, si bien que vous mettez facilement à disposition de l’extérieur ce que vos équipes produisent en interne. Sans que rien ne sorte vraiment de chez vous. Evidemment, tout cela ne prend du sens qu’avec une vraie démonstration, que je vous invite à réclamer. En présentiel ou en visioconférence, évidemment.

Emmanuel Dardaine