JetCo, stratégiste pour PME genevoises, dématérialise son informatique avant la crise

JetCo est spécialisé dans la résolution des problématiques des PME et la formation. Positionnement et stratégie, développement des marges, demandes de financement, optimisation du modèle économique ou améliorations participatives sont autant de missions dans lesquelles JetCo a su prouver son savoir-faire.

Comme de nombreuses PME, JetCo devait adapter son informatique à sa croissance, avec la contrainte stricte de stocker les données en Suisse et avec la garantie d’un haut niveau de sécurité. L’occasion idéale de passer au Cloud. Et de tout dématérialiser.

JetCo a commencé avec une seule personne, et un seul ordinateur. Les données étaient stockées sur cette seule machine, avec les risques inhérents à ce type de solution. Et cela malgré les rébarbatives sauvegardes régulières. Avec l’arrivée d’une collaboratrice, un engagement en cours, et le développement d’un réseau de partenaires, le besoin de centraliser et partager les données s’est vite fait jour. C’était donc l’heure du choix : opter pour un stockage centralisé physique, avec un boîtier réseau NAS (comme un Synology par exemple), ou alors sauter cette étape et tout passer dans le Cloud.

Le Cloud plutôt que le matériel

Avec des besoins de partage et de mobilité assez forts, JetCo a bien évidemment choisi cette seconde solution. Direction donc le Cloud Microsoft, avec l’utilisation des outils de collaboration Office 365. Au menu : transfert des emails sur le service de messagerie évolué Exchange, partage des calendriers et des contacts, déploiement sur les ordinateurs et les smartphones. Et évidemment, dématérialisation du stockage des fichiers dans le Cloud avec SharePoint.

« Avec la multiplicité des appareils que nous utilisions en interne, tout partager dans le Cloud était une évidence. Mais les avantages ne s’arrêtent pas là. »

Jérôme Favoulet, Directeur de JetCo

Le transfert des emails a été fait de manière transparente, avec une synchronisation en quelques jours seulement. Au final, aucun email ne manquait à l’appel. Pour les fichiers, il a suffi de définir des dossiers de base, avec les droits d’accès associés, et d’y déplacer les fichiers.

Un bond en avant vers la modernité

Pour JetCo, cette migration était déjà un bond en avant vers la modernité, mais se contenter d’un simple stockage Cloud aurait été insuffisant. Avec la mise en place d’outils tels que Teams, SharePoint et OneDrive, JetCo a simplement changé de dimension en mettant en œuvre des outils de collaboration sophistiqués, et en modernisant ses habitudes de travail. Un exemple ? Le stockage des fichiers Cloud permet de les partager vers l’extérieur en quelques clics et en toute sécurité. Partenaires, clients, fournisseurs : tous peuvent accéder et même modifier les fichiers qui leur sont transmis par un simple lien.

« Grâce à SharePoint, nous renforçons la sécurité en évitant de transmettre les fichiers par email. Notre stockage Cloud est désormais notre seul référentiel de documentation. »

Jérôme Favoulet, fondateur de JetCo

Mieux encore : une formation rapide à Teams a permis à JetCo de découvrir les fonctions de conférence audio et vidéo. Depuis son calendrier, chaque utilisateur peut créer une séance et inviter des participants. Ceux-ci reçoivent un simple lien, et participent à la séance en quelques clics, dans leur navigateur. Les participants peuvent se parler, se voir, partager leur écran et montrer leurs documents, s’envoyer des messages texte et des fichiers.

Des fonctions de collaboration inédites

Cerise sur le gâteau : le partage des fichiers avec SharePoint permet de travailler à plusieurs sur le même document, en même temps. Chaque utilisateur voit en temps réel le curseur des autres participants et les modifications qu’ils apportent au fichier. Idéal pour finaliser un fichier à plusieurs, ou travailler sur une terminologie, avec des gains d’efficacité importants à la clé.

Signe des temps, ces transitions sont arrivées juste avant la crise sanitaire qui touche la Suisse. JetCo était donc naturellement prêt au télétravail et au confinement. Sans perte de productivité et en toute sécurité.

Emmanuel Dardaine