On vous explique : les enjeux du Home Office

Le Home Office, et le télétravail plus largement, s’est généralisé ces dernières années. Poussant les PME à composer avec le niveau de souplesse exigé par ce nouveau mode de fonctionnement. Au détriment d’autres facteurs ? Probablement, car travailler à distance ne s’improvise pas. Et impose un savant mélange de 3 qualités dont votre informatique doit faire preuve. Passage en revue.

Le Home Office n’a pas attendu la pandémie de Covid-19 pour se développer. Depuis longtemps – probablement depuis qu’Internet existe – les collaborateurs des PME avaient pris l’habitude de travailler depuis la maison. Mais cette forme de télétravail, en tout cas dans les petites entreprises, se limitait à des choses assez simples : consultation des email, lecture et rédaction de documents bureautiques.

Ces tâches étaient réalisées en général en dehors des heures de bureau. Qui n’avait jusqu’alors jamais comblé un peu de retard en consultant des documents professionnels au fond de son canapé ? Les moyens nécessaires étaient alors simples : un logiciel de messagerie connecté au serveur d’entreprise, ou une simple clé USB contenant les fichiers à valider. Dans le meilleur des cas, l’entreprise avait mis à disposition un ordinateur portable, et les données ne se dispersaient pas trop.

Oui, mais voilà : travailler en débordement pendant quelques heures sur des tâches ciblées n’a rien à voir avec l’exécution d’une journée travail complète à distance. Et encore moins de semaines entières. Dans ce cas, chaque télétravailleur doit accéder à l’entier des ressources informatiques qui sont nécessaires à son quotidien professionnel. Et pas seulement à quelques emails ou fichiers Office extraits tant bien que mal des systèmes de l’entreprise.

Home Office : la flexibilité en priorité

Pour le dire autrement, l’accès aux systèmes informatiques doit être indifférent au lieu de connexion. L’IT doit alors faire preuve d’une flexibilité qui se résume facilement : le bureau ne doit plus être qu’un point d’accès aux données et aux programmes comme un autre. Cela concerne évidemment les fichiers professionnels, mais aussi tous les programmes dont l’accès était jusqu’alors restreint aux murs de l’entreprise.

Pour faire simple, deux solutions s’offrent à vous. Soit vous mettez en place une infrastructure qui permette de vous connecter depuis la maison au réseau du bureau : c’est ce qui était généralement pratiqué jusque dans les années 2000, sous le vocable VPN (Virtual Private Network). Soit vous externalisez données et programmes, si bien que l’expérience de connexion est la même depuis les locaux d’entreprise ou la maison. Avec l’avènement des technologies Cloud, cette seconde tendance a évidemment le vent en poupe.

Pour que le Home Office soit transparent, le bureau ne doit plus être qu’un point d’accès aux données comme un autre

Un exemple ? Les fichiers étaient traditionnellement stockés sur des serveurs centraux, dont l’accès depuis Internet n’était pas possible. Pour y accéder en Home Office, Il fallait tout d’abord se connecter en VPN dans le réseau professionnel, et ensuite se connecter au serveur, en croisant les doigts pour que toutes les conditions soient réunies : identification correcte du serveur ou authentification de l’utilisateur, pour ne citer qu’eux.

Maintenant que les systèmes de stockage de fichiers dans le Cloud sont fiables et efficaces, ces difficultés font partie du passé. Vos fichiers sont toujours à distance, que vous soyez au bureau ou à la maison. Y accéder n’est donc pas différent dans un cas comme dans l’autre. Mieux : alors qu’utiliser un VPN et parcourir un serveur de fichiers depuis un smartphone relevait du défi, ouvrir un fichier Cloud depuis un natel est un jeu d’enfant. Vous pouvez retourner au canapé…

Une sécurité plus complexe à assurer

Evidemment, mettre ses fichiers dans le Cloud peut encore en faire frémir certains. Ceux.-là même qui exposent sans sourciller des données personnelles à longueur de journée sur les réseaux sociaux ? Passons… Le surcroît de sécurité nécessaire à la protection des fichiers hébergés dans les nuages est en tout cas une réalité qu’on ne peut pas ignorer. Mais les progrès réalisés ces dernières années permettent désormais une protection de haute volée. Qui ferait rougir votre bon vieux VPN. De honte.

Si le stockage Cloud, pour reprendre cet exemple, facilite le Home Office, il exige des barrières plus hautes et plus nombreuses. Car les données et les programmes sont accessibles depuis Internet, et donc naturellement plus exposés. Pour remédier à ce risque, différentes technologies ont fait leur apparition. Faisant de la sécurité un sujet majeur. Et complexe à gérer.

Je ne reviendrai pas sur la double authentification (MFA, Multi Factor Authentication) qui fait partie de notre quotidien. D’autre techniques sont venues renforcer l’arsenal de protection nécessaire au Home Office. Citons l’accès conditionnel, qui évalue au moment de chaque connexion un ensemble de critères que tout appareil ou compte doit remplir pour que l’accès soit autorisé, tels que la présence d’un antivirus ou l’utilisation obligatoire du MFA justement.

L’accès conditionnel a un impact direct sur la sécurité lorsqu’on parle de Home Office

Ce renforcement sécuritaire est d’autant plus nécessaire que les appareils qui se connectent ne sont plus tout sous le contrôle de l’entreprise. Pour des raisons pratiques ou budgétaires, il faut pouvoir laisser les collaborateurs se connecter avec leurs appareils privés. Et gérer cette exception, qui n’en est plus une. Dans les faits, données privées et d’entreprise cohabitent sur la même machine. Et doivent être ségréguées et isolées les unes des autres. Avec à la clé une complexité accrue, il faut l’admettre.

Usage des appareils et des réseaux privés, extension du réseau d’entreprise, Isolation et ségrégation des données. Accès des données en ligne signifie exposition sur Internet. Fuite des données. Les données viennent à vous et plus l’inverse. Gestion des identités. Conformité. Ne pas laisser de traces gestion des arrivées et des départs). Prouver qui ont est, d’où on se connecte, avec quel appareil.

La simplicité en ligne de mire

Sécurité et simplicité ne font malheureusement pas souvent bon ménage. Et pourtant, assurer un environnement de Home Office efficace requiert de faciliter l’accès aux systèmes informatiques. Sous peine de décourager les utilisateurs. Ou de les voir contourner vos systèmes, et la sécurité qui va avec.

Heureusement, les solutions Cloud ont là aussi assuré un rôle majeur dans la simplification des accès à distance. On l‘a vu, il est dont de moins en moins nécessaire de disposer d’un VPN pour faire du télétravail. Ceux qui en ont déjà configurés savent de quoi on parle. Surtout, il est devenu presqu’inutile d’installer le moindre programme.

Le Home Office en mode Cloud signe la fin du VPN, en faisant venir les données à vous, et plus l’inverse

Applications et données sont maintenant accessibles depuis n’importe quel navigateur. Et avec une expérience d’utilisation qui est un peu plus proche chaque jour de l’accès natif via une application dédiée. Un exemple ? Si Word ou Excel en ligne n’étaient pas des solutions recommandables il y a encore 3 ou 4 années en arrière, leur utilisation dans un navigateur comme Edge est aujourd’hui assez bluffante. Et permet d’envisager une journée de travail sans souci.

Les applications, support ou métier, se déplacent aussi progressivement vers le Cloud et en ligne. On parle alors de mode SaaS – Software as a Service : l’accès se fait au travers d’un navigateur, rendant le déploiement simplissime et l’accès uniforme, que ce soit au bureau ou à la maison. Surtout, ces programmes sont peu intrusifs, et ne requièrent donc pas la sécurisation outre mesure d’un PC personnel par exemple, puisque tout reste en ligne.

Reste maintenant à savoir comment ça se passe chez vous. Le plus simple est de représenter ces trois axes d’évaluation de votre environnement de Home Office – simplicité, sécurité, flexibilité – sous la forme d’un triangle. Et de les évaluer afin d’y placer votre propre curseur. Et si jamais vous n’y arrivez pas, ou que vous vous faites peur, vous pouvez évidemment compter sur nous.

Emmanuel Dardaine