Externalisation informatique chez Joseph Menu

Vous avez probablement croisé ses véhicules dans la région genevoise. Joseph Menu est une entreprise familiale basée à Plan-les-Ouates, spécialisée dans l’aménagement et l’entretien des espaces verts. Au moment de renouveler son informatique, elle a choisi l’externalisation Cloud complète chez Steel Blue. Histoire de se débarrasser de son vieux serveur. Un cas d’école, que nous relate sa directrice, Marie-Jeanne Febvay-Menu. 

Jusqu’à maintenant, l’entreprise exploitait une informatique qu’il n’est pas irrespectueux de qualifier de « classique ». Avec son serveur sur site, équipé d’une solution de virtualisation, elle disposait de plusieurs instances. Ceci afin d’assurer le stockage et le partage des fichiers. Mais aussi l’authentification des utilisateurs, la gestion des impressions et l’hébergement d’applications. Cette solution aurait pu perdurer dans le temps, comme c’est le cas pour nombre de PME du canton. Mais le Covid-19 et l’évolution des besoins sont passés par-là, comme nous l’explique Mme Febvay-Menu. 

« Lorsque les employés se sont retrouvés en télétravail pendant la pandémie, nous avons dû composer avec notre infrastructure informatique. Nous n’étions pas prêts à basculer dans un mode de travail majoritairement distant. En particulier, l’accès aux fichiers et aux applications était particulièrement peu pratique. Nous avons dû déployer en urgence des ressources pour faciliter les accès depuis la maison via un serveur de sessions. Mais malgré tout, la solution n’était pas satisfaisante. Le vieillissement de notre parc informatique, et l’absence de solutions efficaces de notre prestataire informatique ont fait le reste. Il était temps de tout revoir de fond en comble. »

Dans ce contexte, l’absence de réactivité et de propositions simples de l’assistance technique, tout comme le défaut d’entretien des infrastructures ont pesé lourd dans la balance ayant conduit au changement. Mais pas uniquement. L’obsolescence du matériel, que ce soit le serveur ou les postes, ont également contribué au mouvement. Dans ces conditions, Joseph Menu a pris contact avec Steel Blue sur les conseils d’un de nos partenaires. Et nous avons pu proposer notre modèle d’externalisation informatique complète, mêlant la fourniture des infrastructures Cloud et le service de gestion tout inclus.

« Dès nos premiers échanges avec Steel Blue, ils nous ont proposé un service informatique managé basé sur le Cloud Microsoft 365. Le stockage des fichiers tout comme la messagerie d’entreprise sont externalisés dans le Cloud. Nous avons saisi l’opportunité que représentait ce changement et la suppression de notre serveur, nous offrant ainsi une plus grande souplesse pour l’organisation de notre temps de travail. Mais surtout, la gestion, la maintenance et le support faisaient partie du même forfait que celui des services en ligne, sans limite de temps et sans risque de débordement. Ce qui nous donnait des garanties concernant le niveau de service, car en la matière, nous partions de loin. »

Evidemment, une telle remise à plat de son informatique a incité Joseph Menu à mettre à niveau son parc de PC. Quelques machines tournaient encore sur Windows 10, dont l’échéance est fixée à octobre 2025. D’autres machines étaient à bout de souffle ou incapables de faire la mise à niveau vers Windows 11. Surtout, le service d’externalisation informatique proposé incluait aussi la gestion et la protection des appareils, basées de préférence sur l’édition Pro de Windows. Joseph Menu se devait donc de disposer d’un parc homogène pour que les outils de supervision et de configuration à distance puissent fonctionner sans obstacle. Mme Febvay-Menu nous explique les bienfaits de ce choix : 

« L’externalisation de notre informatique, et son évolution vers plus de nomadisme, nous a fait opter majoritairement pour des ordinateurs portables. Et comme toutes les petites entreprises, nous accédons aux emails sur nos téléphones. Steel Blue nous a expliqué l’enjeu que constitue la protection de ces appareils. Logiquement, leur service managé de gestion inclut la configuration, la sécurisation et la supervision de tous les appareils. C’est d’ailleurs aussi vrai pour les postes fixes. Ce qui nous donne au final beaucoup de sérénité, puisque le choix du matériel se fait en fonction de nos besoins, et non pas du niveau de sécurité souhaité. Celui-ci est homogène à travers tous notre parc d’appareils. »

Et côté qualité de service ? Au-delà de la suppression du serveur et de la remise à niveau de ses ordinateurs, Joseph Menu nous attendait au tournant du service après-vente, que ce soit pendant la phase de migration mais aussi pendant les premières semaines d’utilisation, lorsque le client s’approprie sa nouvelle solution informatique et fait face au changement pendant lequel il doit être accompagné. Mme Febvay-Menu nous explique ce qui a fait la différence pendant ces phases cruciales, mais aussi après. 

« Le contrat avec notre prestataire précédent a imposé des délais de migration courts. Mais la gestion de projet solide de Steel Blue nous a permis de disposer d’un plan clair et d’un planning compatible avec cette exigence. La migration en tant que telle n’a duré qu’une grosse demi-journée, après laquelle nous avions retrouvé notre autonomie, nos fichiers, nos emails, nos ordinateurs et nos applications à disposition. Malgré l’appréhension naturelle due à ce type de transformation, nous avons trouvé rapidement nos marques. Malgré un changement de modèle informatique conséquent, il n’a finalement impacté que modérément notre utilisation au quotidien. La fiabilité des services a fini de nous rassurer, tout comme la réactivité du support Steel Blue, que nous louons au quotidien. Nous ne faisons pas souvent appel à eux, après quelques mois d’exploitation, mais il est important que nous ne restions pas coincés par des questions, mêmes basiques. »

Prochaine étape pour Joseph Menu ? La migration de leur outil de comptabilité et de gestion des devis et factures. Cette phase est déjà bien entamée et, même si elle ne concerne pas directement Steel Blue, elle aura un impact sur l’ancienne infrastructure qui pourra être définitivement et totalement arrêtée. Surtout, l’externalisation informatique ne s’arrête pas là, puisque c’est au réseau et au système d’impression d’être mis à niveau. Toujours en mode service managé pour PME, incluant infrastructures et service tout compris, et loués via des forfaits fixes mensuels. Histoire de ne pas changer une combinaison qui convient à Joseph Menu. 

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

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Services informatiques managés : le Graal ?

Dans le secteur des PME, gérer l’informatique s’apparente à un casse-tête. Entre volonté d’internaliser, et désir de s’en remettre à un spécialiste, le cœur des dirigeants balance. Car donner les clés du camion n’est pas une décision simple. Surtout quand elle s’accompagne d’une dématérialisation IT, où abandonner machines et compétences à un tiers peut effrayer. Pourtant, les services informatiques managés, en particulier dans le Cloud, apparaissent comme un choix gagnant pour les PME.

Nombreuses sont les petites entreprises qui s’en remettent encore à une informatique classique, basée sur des serveurs informatiques physiques hébergés dans leurs locaux. Dans l’inconscient des décideurs, cette solution reste la meilleure, puisqu’elle permet d’avoir matériel et données sous la main. Pourtant, la compétence de gestion est en général déjà externalisée, sous la forme de carnets d’heures. Pour le dire autrement, un prestataire intervient à la demande sur le matériel sur site, soit pour apporter des modifications de configuration spécifiques, soit pour corriger des dysfonctionnements. Et fait payer ces prestations à l’acte. Ou plutôt : au temps passé.

Les défauts d’une absence de proactivité

Ce fonctionnement engendre toutefois plusieurs biais. A commencer par la gestion du matériel. S’il est rassurant d’avoir physiquement son serveur sous les yeux, l’absence de personnel de maintenance sur site ne facilite ni le maintien en conditions des machines, ni même celui de l’environnement dans lequel elles tournent. Autrement dit, personne ne s’en soucie vraiment. Jusqu’au moment de la panne subite, puisque personne n’aura prêté attention à ce petit bruit suspect. Vous savez, celui qui annonce des jours pas vraiment meilleurs. L’absence de toute action préventive met donc l’informatique en péril. Et peut engendrer des pannes dont la résolution sera d’autant plus longue que le mal aura couvé longtemps.

Cette gestion uniquement réactive est en effet le deuxième effet néfaste de l’externalisation du service à coups de carnets d’heure. Puisque le prestataire n’a pas de mandat pour choyer vos serveurs régulièrement, il n’y a pour ainsi dire pas de suivi ou de gestion des infrastructures. Seules les pannes ou les demandes du client déclenchent des interventions. Avec plus ou moins de bonheur, puisque l’absence de suivi induit aussi une perte de connaissance sur les infrastructures en place. Et donc un manque flagrant d’efficacité au moment de l’intervention. Dommage, car les carnets d’heures, eux, sont payés à l’avance. Et ils n’incitent donc pas à l’efficacité : plus le temps passé sera long, et plus vous devrez repasser à la caisse rapidement.

Dernier écueil : le manque d’évolution. Une fois installé, le serveur informatique, en l’absence de service proactif, vit sa vie. Et vieillit. Ce qui finira par le rendre obsolète. Mais si personne n’assure de suivi régulier de la machine, qui vous indiquera que celle-ci est devenue vétuste ? Du point de vue de l’utilisateur, tant que tout fonctionne, ou que tout est réparé, la vie continue, et l’obsolescence du matériel n’est pas tangible. Ainsi, on découvre régulièrement dans le parc informatique de petites entreprises des versions de Windows Server plus maintenues depuis des années. Comprenez par-là : il n’y a plus de mises à jour, et les failles de sécurité restent sans correctif. Problématique, non ?

Services informatiques managés : une approche gagnante pour tous

Personne n’aurait l’idée de ne jamais faire le service de sa voiture. Et c’est cette approche que reproduisent les services informatiques managés. Il s’agit de la gestion intégrale de ressources informatiques, couvrant aussi bien la maintenance préventive et le suivi, que la réparation et le service aux utilisateurs. Et si possible sans limite de temps, afin que le cercle soit vertueux. En effet, si le prestataire assume de passer le temps nécessaire à la correction des dysfonctionnements, sans surcoût pour le client, il sera d’autant plus incité à les éviter. Et donc à s’assurer que les infrastructures soient en parfait état de fonctionnement.

Reste la question du matériel. Car si un tiers se charge de la gestion de informatique, le serveur sur site reste la propriété de l’entreprise. Qui doit alors en assurer les risques : panne, remplacement des pièces, intervention sur site, contrats de garantie, etc. C’est là que la combinaison d’un service externalisé avec une infrastructure dématérialisée prend tout son sens.

Non seulement, vous profitez d’une gestion proactive de qualité. Mais vous vous affranchissez des contraintes du matériel en l’externalisant dans le Cloud et en le louant avec le service de maintenance. C’est alors le prestataire qui vous fournit vos « machines », et assume ce risque. Risque minimisé dans le Cloud, puisqu’on y remplace un matériel défaillant par un autre en quelques clics. On est alors loin de la situation évoquée en préambule, celle du boîtier placé sous le bureau et des embêtements qui vont avec.

Les dirigeants d’entreprise qui optent pour cette solution perdent-ils pour autant le contrôle de leur informatique. Pas sûr… Si un tiers fournit maintenance et matériel dans le cadre de services informatiques managés, le client ne perd pour autant pas le principal : la propriété des données. Car, soyons honnêtes, les responsables qui ne jurent que pas l’informatique sur site sont avant tout inquiets de voir leurs données leur échapper. Pas leurs machines. La propriété des données et les conditions de leur restitution sont finalement les seuls points critiques qui devraient attirer votre attention lors de la souscription d’un contrat de service managé. Pour le reste, il n’y a pas de raison objective de s’en passer.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

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Bureau virtuel : l’alternative Azure Virtual Desktop

Si la technologie de bureau virtuel n’est pas nouvelle, elle n’a jamais eu autant le vent en poupe. Surtout au sein des PME de tout poil. Le Cloud est passé par-là, qui met à disposition cette solution sans nécessiter les capacités d’investissement d’une multinationale. La percée de la solution de Microsoft, Azure Virtual Desktop, en est un exemple flagrant. Pourquoi et comment ? C’est ce que nous allons voir.

Un bureau virtuel, Azure ou autre, répond toujours à la même définition. Il s’agit d’un environnement de travail informatique centralisé, généralement sous Windows, que les utilisateurs accèdent à distance. A l’opposé d’un ordinateur individuel, le bureau virtuel est donc éloigné et repose sur une infrastructure partagée. Centralisé, il est impossible à voler, et permet de concentrer les données et donc de les protéger.

Surtout, il partage aussi naturellement les ressources informatiques – mémoire et puissance de calcul, ce qui conduit à des économies d’échelle. Avec pas mal d’avantages à la clé. Dans le cadre d’Azure Virtual Desktop, ils sont encore plus nombreux, car Microsoft a su mitonner une solution aux petits oignons particulièrement moderne et adaptée aux petites structures.

Bureau virtuel : un concentré de la puissance de Microsoft et d’Azure

Si Citrix a été pendant longtemps la solution de référence dans le domaine des bureaux virtuels, la donne est en train de changer. Car Microsoft, éditeur de Windows, s’est octroyé un avantage majeur : la possibilité d’utiliser Windows 11 dans un environnement Cloud mutualisé. Là où les autres doivent se contenter de Windows Server, affublé d’une interface vieillissante, Microsoft est le seul autorisé à exploiter Windows 11, dans sa version « multisession ».

Et ça change quoi ? Tout ! Le bureau virtuel Azure devient donc un complément idéal d’un parc de PC, fixes ou portables. Pour l’utilisateur, il n’y a pas de différence entre les deux environnements, si bien que passer de l’un à l’autre se fait naturellement. Et sans changement d’habitude. Pour l’exploitant informatique, les mêmes outils de gestion et de protection des appareils informatiques s’appliquent, ce qui n’est là encore pas possible avec Windows Server.

Bureau virtuel - Session Azure Virtual Desktop sur un laptop Windows 11

Session Azure Virtual Desktop ouverte depuis un ordinateur Windows 11

Pour une PME, la flexibilité est sans égal. Elle peut choisir d’équiper ses commerciaux de laptops, mais orienter ses utilisateurs administratifs sur un bureau virtuel Azure Virtual Desktop. Et ceci sans avoir à démultiplier les outils de gestion, ou former les utilisateurs sur des environnements différents. Cerise sur le gâteau : les licences Microsoft 365 peuvent être utilisées indifféremment sur les ordinateurs physiques ou sur la solution virtuelle de Microsoft, sans sortir des clous. Basculer ses utilisateurs n’a jamais été aussi simple.

Des usages à tous les étages

Et côté finances ? Pour des usages simples, tels que la bureautique, le bureau virtuel est idéal, car il tire le maximum de bénéfice de la mutualisation des ressources. Dans les faits, vous faites tourner une seule machine partagée entre plusieurs utilisateurs. Le système en tant que tel n’est pas démultiplié, et seules les applications lancées par les utilisateurs viennent consommer des ressources supplémentaires. Assez logiquement, plus vous additionnez les sessions sur une machine, plus l’effet de mutualisation joue.

Mais Azure Virtual Desktop ne se limite pas aux usages basiques. Car Microsoft a encore su tirer avantage de sa maîtrise de Windows et des logiciels Office. Les observateurs les plus perspicaces auront remarqué l’arrivée récente d’optimisations VDI (Virtual Desktop Infrastructure) dans Teams. Ce qui signifie que le logiciel leader de la collaboration s’intègre parfaitement sur Azure Virtual Desktop. Et fait sauter une des limitations propres aux bureaux virtuels : l’impossibilité de faire des visio-conférences confortables.

La mise à disposition encore plus récente d’instances « GPU » (dotées de processeurs graphiques puissants) ouvre même la voie à des usages extrêmes, impensables il y a encore quelques années. A moins d’avoir un budget IT conséquent et des connaissances en rapport. Combinées à des performances réseau de premier ordre, avec des latences si faibles que la réactivité des bureaux se rapproche de celle de postes physiques, le champ des possibles semble sans limite.

Pour parachever ce tableau, Microsoft a produit un effort particulier pour améliorer la fameuse « expérience utilisateur ». Ceux d’entre vous qui ont déjà eu l’occasion de travailler avec ces technologies ont probablement expérimenté le logiciel Bureau à Distance de Windows. Vieillot, peu pratique, il fallait faire avec. Mais ça, c’était avant. Avec Windows App, l’accès à des bureaux virtuels devient simple et efficace. Et fonctionne de manière similaire sur toutes les plateformes : PC, Mac, Android, iPhone/iPad. Et avec la même protection.

Bureau virtuel - Windows App connecte Azure Virtual Desktop

L’application Windows App en action

Résistance, fiabilité et sécurité

C’est en effet le dernier point qui fait du bureau virtuel Azure un incontournable : la sécurité. Primo, la solution intègre de facto la double authentification MFA de Microsoft. Sans option, sans coût supplémentaire, et de façon uniforme. Vous fixez ainsi les mêmes prérequis de sécurité, peu importe que vous utilisiez un appareil physique ou un bureau virtuel. Deuzio, Azure Virtual Desktop est un service géré en partie par Microsoft. Ce qui fait que le point d’accès à ce service (là où votre application se connecte) est géré et surveillé par Microsoft. Avec l’armée d’ingénieurs et la puissance d’IA nécessaires pour cela.

Enfin, Azure Virtual Desktop ajoute une dose de fiabilité et de flexibilité sans égal. En particulier, vos serveurs de bureaux virtuels peuvent être répliqués automatiquement entre deux régions, vous mettant à l’abri d’une panne majeure dans un centre de données. Et si j’emploie le terme « vos serveurs », c’est à juste titre : la plateforme intègre aussi des mécanismes de mise à l’échelle, qui augmentent ou diminuent le nombre de serveurs nécessaires en fonction de la charge. Automatiquement. Ce genre de fonction est particulièrement attractive pour absorber des pics d’utilisateurs, dans l’événementiel par exemple.

On passera sur les facilités de gestion offertes par Azure Virtual Desktop, qui ne regardent finalement que l’exploitant et pas l’utilisateur final. Et qui pourtant font aussi la différence. Non, gardons plutôt en tête l’essentiel. Qu’on soit fan ou pas de Microsoft, il faut admettre leur capacité à développer des solutions qui ont du sens. Et in fine à orienter le marché vers celles-ci. Tout en redéfinissant les standards en termes d’usage, de sécurité, de flexibilité et de coûts. A ce titre, l’offre de bureau virtuel Azure Virtual Desktop est un exemple criant.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

Les screenshots, c’est bien. Une vraie démo, c’est mieux. Contactez-nous pour en avoir le coeur net !