Petit guide de survie Cloud à l’usage des dirigeants de PME

Vous êtes perdu dans la jungle du Cloud ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul. Le développement rapide des offres et produits ces dernières années n’aide pas. Ni la guerre marketing qui va avec. Alors, pour en comprendre le B-A-BA, mais sans s’épuiser, voici quelques termes Cloud pour PME, et leur cas d’utilisation. Histoire de bien commencer 2021.

Pas facile de se repérer dans le dédale du Cloud. Les usages divers et variés, les technologies, et les acronymes en cascade ont vite fait de vous perdre. On vous comprend : même pour nous, dont l’informatique est le métier, il nous faut rester à l’affût en permanence pour pouvoir conseiller nos clients. Alors, plutôt que de vous proposer un glossaire complet du Cloud, nous vous proposons de parcourir les grands noms et produits du marché pour vous éclairer. Avec un cas d’usage à chaque fois.

Microsoft 365

Cas d’usage : probablement tous les jours, et pour tout le monde !

A tout seigneur, tout honneur, commençons par la star de Microsoft. Ou plutôt les stars. Cet héritier d’Office 365 – ne prononcez plus ce nom, cela n’existe officiellement plus – est en fait une collection de poupées russes. Pour les PME, il s’agit d’une combinaison de licences (la suite Office), de services en ligne (messagerie Exchange, stockage de fichiers OneDrive et SharePoint, système de visio-conférence Teams), et de protection des appareils.

Ces 3 volets peuvent être souscrits séparément ou sous forme de paquet. Si les petites entreprises ont choisi initialement Microsoft 365 pour renouveler leur parc de licences Office, elles ont rapidement étendu leur usage aux services en ligne. Au point que Microsoft a réussi le tour de force de recréer un nouveau monopole dans les services, après avoir imposé Windows et Office dans le monde entier. Force est de constater que les services en ligne, accessibles depuis un simple navigateur sans le moindre logiciel, sont désormais d’une maturité impressionnante. Et que la concurrence est toujours inexistante.

Poste de travail virtuel

Cas d’usage : travailler en tout sécurité depuis le bureau comme la maison

Une poste de travail virtuel est un ordinateur, qui ne se trouve simplement pas sur votre bureau mais dans le Cloud. Vous vous y connectez à distance à travers Internet. Il vous faut donc une autre machine, physique celle-ci, pour y accéder. Pourquoi alors avoir deux machines au lieu d’une ? Pour tout un tas de bonnes raisons.

A commencer par la fiabilité. Le poste virtuel est réellement incassable car il repose sur du matériel serveur, bien plus solide que la meilleure machine de bureau. Surtout, il permet de centraliser votre informatique, et de ne plus avoir à faire transiter de données jusqu’à vous. Avec une porte d’entrée bien surveillée, la sécurité est ultime. Les appareils physiques utilisés pour la connexion deviennent simplissimes : un système d’exploitation, une application, et le tour est joué. La gestion de votre parc de machine est réduite à sa plus simple expression. Ses coûts aussi, puisque de simples terminaux Dell peuvent être utilisés, et même le PC de la maison. Vous l’aurez compris, le poste virtuel est le roi du télétravail.

Stockage de fichiers Cloud

Cas d’usage : remplacer votre serveur de fichiers ou votre NAS

Qu’il s’agisse de OneDrive, de Workdocs, de Dropbox Business ou de SharePoint, le principe est le même : déplacer vos fichiers dans le Cloud et les rendre accessibles partout, tout le temps. Surtout, vous pouvez les ouvrir depuis un simple navigateur, et les emporter avec vous sur votre smartphone. Evidemment, il ne s’agit pas de copier ces fichiers sur tous vos appareils : le mode « Cloud only » devient la règle. Il consiste à rendre visibles vos fichiers dans votre arborescence et ne les télécharger qu’au moment où vous en avez besoin. Avec la possibilité de les copier localement pour de bon, histoire de pouvoir travailler hors ligne.

Est-ce que le stockage Cloud est adapté à tous les usages ? Probablement pas : les fichiers très lourds s’accommodent mal d’un accès à distance permanent. Ingénieurs et architectes savent de quoi on parle. Mais de nombreux avantages viennent contrebalancer ces désagréments. En premier lieu, le partage des fichiers, qui prend une autre dimension. En quelques clics, vous définissez qui, comment, et quand. Et vous mettez fin au transfert de données via l’email. Surtout, le stockage Cloud permet le travail collaboratif : édition d’un fichier à plusieurs et suivi des modifications en ligne, tout cela sans que vos fichiers ne quittent votre espace Cloud sécurisé.

Serveur Cloud, IaaS

Cas d’usage : remplacer votre vieux serveur physique

Derrière le terme barbare IaaS (Infrastructure as a Service) se cache la possibilité de louer du matériel virtuel dans le Cloud, à la demande. Autrement dit, au lieu d’acheter un nouveau serveur et de l’installer chez vous, vous en louez un dans le Cloud, que vous payez mensuellement. Et vous y accédez via Internet ou une liaison sécurisée. Ce mode de consommation informatique fait toute l’essence du Cloud, et n’est pas limité aux serveurs : vous pouvez aussi louer une base de données, ou des équipements réseau. Le principe reste le même.

Quel intérêt ? Pour commencer, la flexibilité, ou le droit de se tromper. Si votre machine est trop ou pas assez puissante, vous pouvez la changer. Essayez donc de faire la même chose avec votre Dell ou HP flambant neuf… Idem si finalement le service ne vous convient pas : rendez la machine et arrêtez de payer. Ensuite, la fiabilité est sans égal, et vous disposez de mécanismes de sécurité intégrés : les données sont redondantes par défaut, les serveurs virtuels disponibles à 99.95%, et les disques de votre machine cryptés. Et, miracle du Cloud, vous faites des économies. Un serveur Cloud nécessite moins de travail à l’installation, ne requiert pas d’investissement initial et sa location comprend la consommation électrique et la connexion Internet. A tel point qu’au bout de trois ans, vous pouvez espérer économiser 25%.

On aurait pu encore parler de réseau d’entreprise géré depuis le Cloud, de sauvegarde de données dans le nuage ou de plan de reprise d’activité. Les sujets ne manquent pas. Mais pour mieux cibler votre besoin, rien de tel qu’une petite discussion à bâtons rompus autour d’un café, ou d’une visioconférence. Peu importe en fait, c’est vous qui fixez le tempo de l’adoption du Cloud dans votre PME. Et surtout, qui décidez comment et quand vous souhaitez défricher le terrain.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

HPI Entreprise : quand propreté rime avec modernité

Active depuis 25 ans, HPI Entreprise est une entreprise de nettoyage et de conciergerie. Résolument tournée vers l’avenir, elle a décidé de moderniser son concept, et de renouveler son informatique, pour faire face à ce nouveau défi. Récit d’une transformation réussie.

HPI Entreprise s’adresse aussi bien aux entreprises qu’aux particuliers. Elle est à même de fournir des prestations de conciergerie, de nettoyage de bureaux, de villas, et d’appartements, mais aussi d’assurer les interventions de fin de chantier ou la préparation et le nettoyage d’événements. Rebaptisée en 2019 après avoir repris l‘ancienne Putz-Tout, HPI Entreprise a aussi donné un coup de balai sur son activité, en privilégiant une approche écoresponsable. Sa directrice, Cadige Azzeddine nous en dit plus.

Comme dans le reste de l’économie, notre activité doit assurer une part croissante de responsabilité sociale et environnementale. Peut-être même plus que dans d’autres secteurs, car nos prestations sont basées sur de la main d’œuvre d’une part, et requièrent d’autre part d’utiliser des produits qui peuvent avoir un impact sur l’environnement. Lorsque nous avons créé HPI Entreprise, notre volonté consistait à nous inscrire dans une forme de modernité et d’assumer cette responsabilité.
Cadige Azzeddine, Directrice de HPI Entreprise

Cette mise au goût du jour s’est étendue jusqu’à son informatique, qu’il a aussi fallu revoir. HPI Entreprise exerce une activité de terrain, qui nécessite naturellement de la mobilité. L’accès aux données et aux applications doit donc être possible en tout lieu et en tout moment, depuis n’importe quel appareil. Tout en assurant une protection des données sans faille. Cadige Azzeddine nous explique cette quadrature du cercle.

Nous avions besoin de pouvoir travailler au bureau comme sur le terrain, avec nos ordinateurs portables et nos mobiles. Ce qui exposait fatalement plus nos données. Au plus de cette flexibilité, nous avions donc besoin d’une sécurité accrue, notamment pour parer aux risques de vol. Steel Blue nous a proposé de migrer sur Microsoft 365. En plus de disposer des données – emails, fichiers – de manière transparente sur tous nos appareils, cette solution nous garantit une protection optimale. Ainsi tout appareil qui n’est pas considéré comme digne de confiance ne peut pas accéder à notre Cloud.
Cadige Azzeddine, Directrice de HPI Entreprise

MFA (Multi-Factor Authentication) a été généralisé sur les comptes individuels des utilisateurs, ce qui les prémunit d’un accès délictueux aux données. Celles-ci ont été migrées dans le Cloud pour en faciliter l’accès sur le terrain. Et évidemment, tous les appareils ont été enregistrés dans le système MDM de Microsoft, afin de faciliter le déploiement des programmes et surtout d’en garder le contrôle, avec notamment un cryptage intégral des données d’entreprise ou encore la possibilité d’effacement à distance en cas de perte ou de vol.

Steel Blue nous a clairement expliqué les avantages de cette solution, qui nous ont séduits. En plus d’avoir accès à nos fichiers et nos emails partout où nous nous trouvions, nous avons pu bénéficier de nouveaux outils qui s’inscrivaient dans notre démarche de modernisation. Ainsi, nous avons commencé à utiliser Teams pour nos visio-conférences. L’absence d’un tel outil nous faisait défaut, et sa mise en service s’est avérée précieuse en pleine pandémie. Grâce à la formation délivrée par Steel Blue, et leur maîtrise de ces outils, la prise en main a été rapide et facile.
Cadige Azzeddine, Directrice de HPI Entreprise

Et maintenant ? Avec la mise en place de ce nouvel environnement informatique, ajouter des comptes et des appareils est à la fois rapide et simple. Ce qui a permis à HPI Entreprise d’intégrer de nouveaux collaborateurs de manière sécurisée et efficace. A tel point que déployer des utilisateurs ne nécessite plus d’intervention chez le client : le matériel est livré directement sur place, et après quelques étapes nécessaires à la connexion initiale des comptes, tout le paramétrage est effectué en ligne, automatiquement.

HPI Entreprise, avec sa nouvelle informatique, est désormais équipée pour affronter sereinement la transformation de son marché. Et si vous vous demandez si un tel modèle est applicable à votre PME, rien de plus simple : il suffit de nous le faire savoir et nous venons vous faire courte démonstration de nos outils. Même à distance évidemment, modernité oblige.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

4 technologies Cloud vitales pour votre PME en 2021

Les 12 derniers mois auront été difficiles pour les petites entreprises. Mais ils auront aussi agi comme un révélateur. Beaucoup d’entre elles n’étaient pas prêtes à une digitalisation à marche forcée. Entre défaut d’équipement et risques, elles ont fait face comme elles pouvaient. 2021 sera donc une année charnière pour consolider ces acquis. Petit tour d’horizon des technologies Cloud inévitables ces 12 prochains mois.

La crise du Covid-19 aura tout de même eu quelques avantages. Elle aura en particulier confronté les PME à leur retard technologique. Que ce soit en termes de sécurité informatique, de capacité de travail à distance ou de partage des données. A force de quelques bricolages, elles ont pu faire face, avec beaucoup d’agilité. Mais cela ne sera pas suffisant. A toute chose malheur est bon : la crise sanitaire qui se poursuit va inscrire ces nouveaux outils et méthodes de travail dans le long terme. Avec quelques incontournables.

Le télétravail devient roi

Longtemps décrié, accusé d’être complexe à mettre en place et de faire chuter la productivité, le télétravail s’est imposé aux PME, même les plus petites. Le Conseil Fédéral l’a même rendu obligatoire ce mois de janvier. Sa mise en place en urgence a pris des formes aussi variées que dangereuses. Utilisation des ordinateurs personnels, transfert de données sur des supports peu fiables, téléphonie d’entreprise à la maison, accès à distance aux ressources de l’entreprise ont été autant de défis qui se sont imposés aux petites entreprises. Avec bien souvent un confort d’utilisation moindre, car l’informatique du bureau n’était pas conçue pour un usage massif à distance.

Tout l’enjeu en 2021 sera donc de rendre l’usage des moyens technologiques de l’entreprise transparents à leur lieu d’utilisation. Autrement dit : faire en sorte que le bureau ne soit plus qu’un point d’accès à l’informatique et aux données comme un autre. Et que l’on distingue finalement de moins en moins télétravail et travail. Comment ? La solution passera par un transfert systématique des moyens informatiques dans le Cloud : non seulement les données, mais aussi leur traitement (postes de travail, applications). Tout en conservant un niveau de sécurité optimal, grâce à une protection des données avancée.

VDI et postes de travail virtuels

Le premier levier de ce transfert passera par une généralisation des postes de travail virtuels. Le paradigme VDI (Virtual Desktop Infrastructure) qui consiste à fournir un bureau informatique distant risque de s’imposer comme la norme. Tout simplement parce qu’il offre à l’utilisateur une expérience cohérente dans le temps, que ce soit en termes de performances ou de fonctionnalités. Dans les faits, si vous bougez, votre ordinateur reste où il est, et vous y accédez toujours de la même façon et avec le même confort. Et ceci sans que les données ne soient compromises, puisqu’elles ne sortent plus de votre réseau d’entreprise : c’est vous qui vous rapprochez d’elles.

Avec la centralisation des données dans le Cloud, leur protection devient vitale

Concrètement, le VDI peut prendre plusieurs formes. Si les grandes entreprises choisiront (pour combien de temps encore ?) de construire leur propre infrastructure dans un centre de données, les plus petites n’auront pas ces moyens. Elles se tourneront vers des fournisseurs de service qui leur proposeront des prestations clé en main : fourniture de bureaux virtuels à la demande et à l’unité, incluant support et maintenance, en location mensuelle. Ainsi, plutôt que de déployer et d’exploiter à nouveau du matériel, votre MPE tirera avantage à devenir un consommateur de services informatiques à la demande, avec tous les bénéfices que cela représente (souplesse, agilité, flexibilité).

Protection des données

Les données suivront le même mouvement vers le Cloud, pour les mêmes raisons. Par données, on entend évidemment les fichiers de l’entreprise, mais aussi les emails, et toute information manipulée par vos différents programmes et bases de données. Et si vous y accédez dorénavant grâce à un poste virtuel, vous ne voudrez probablement pas en rester là. La configuration des boîtes emails d’entreprise est désormais généralisée sur les smartphones, même personnels. Et comme il n’y a pas encore de moyen efficace de virtualiser nos chers appareils mobiles, on revient à la case départ. Le risque est donc le même que de transférer des fichiers d’entreprise sur le PC de la maison (en cas de vol ou de piratage notamment).

C’est là que les systèmes de protection des données entrent en jeu. Dans les grandes lignes, il s’agit d’évaluer le niveau de confiance accordé à chaque appareil, et de ne l’autoriser à accéder aux données que lorsque tous les signaux sont au vert. Sur quels critères ? Par exemple, la mise en place d’un mot de passe complexe et le cryptage des données. Ou encore, l’activation d’une double authentification. Mieux, la centralisation des données dans le Cloud permet aux entreprises, même les plus petites, d’accéder à des moyens jusque-là inédits : la redondance des données est assurée de facto, évitant des sauvegardes complexes, et le traçage des actions des utilisateurs est activé par défaut.

La cybersécurité entre (enfin) dans les PME

Corollaire de l’exode désordonné et forcé des utilisateurs en télétravail : les PME sont devenues des proies faciles. Les cyberattaques se sont multipliées pendant les premiers mois de la crise sanitaire, comme le relatait notre partenaire en cybersécurité ZenData. Le Covid-19 a largement exposé les petites entreprises, les condamnant à une double peine : réduire leur activité tout en mettant leurs données à risque. Là encore, la crise a mis en évidence les failles de sécurité auxquelles elles font face. A commencer par la première d’entre elles : l’utilisateur. Car l’humain reste encore le maillon faible dans la chaîne de protection des données d’entreprise.

Nul doute donc que 2021 sera l’année de la sécurisation informatique. La double authentification (MFA) va se généraliser. Elle n’est d’ailleurs plus une option sur les applications les plus populaires telles que Microsoft 365. Les gestionnaires de mot de passe comme Lastpass vont se multiplier. Et surtout, les systèmes évolués de détection des menaces, à base d’intelligence artificielle et de Machine Learning vont pulluler. Pour le dirigeant d’entreprise, le maître-mot sera “simplicité”. Car ces technologies complexes, pour rester bénéfiques au commun des mortels, doivent savoir se faire oublier tout en restant efficaces.

Et pour vous, on commence par quoi ? Au-delà de la provocation, il a fort à parier que la crise sanitaire n’aura pas épargné votre informatique. Et que maintenant que le voile est levé, vous aurez à cœur de vous mettre à niveau. Reste à savoir par quel bout prendre les choses. Pour ça, on vous épargnera le poncif “nous sommes à vos côtés”. Nous nous contenterons de vous proposer une courte séance en ligne pour en savoir plus sur vos projets et l’état de votre infrastructure. Et vous aider à partir du bon pied en 2021.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud