La fiduciaire Fid’Armonia modernise son informatique et numérise son activité

Fid’Armonia est une fiduciaire à Genève spécialisée dans les PME. En quête de mobilité, elle a revu son informatique de fond en comble. Et l’a drastiquement dématérialisée. Avec à la clé, une transition Cloud accélérée, bénéfique aussi pour ses processus métier. Et en point de mire, le zéro papier. Récit d’une modernisation ambitieuse.

Fid’Armonia s’était reposée historiquement sur des solutions informatiques standard. PC fixe au bureau, et un laptop pour les visites clients et le travail à domicile. Des boîtes email chez un hébergeur de renom. Et un NAS Synology pour le stockage des fichiers. Bref, le triptyque classique. L’accès aux données en mobilité nécessitait de déplacer le NAS, ce qui leur faisait courir un risque important (perte, vol, casse du matériel).

La volonté de Fid’Armonia de revoir son organisation, notamment de mettre en place une Gestion Electronique des Documents (GED) et de viser le tout numérique, nécessitait une refonte profonde de son informatique. La fiabilité et la mobilité devaient désormais être les maître-mots. Maurice Barbaresco, directeur de Fid’Armonia, nous explique ses ambitions en la matière.

Je suis très régulièrement en déplacement, et je travaille aussi depuis la maison ou le chalet. J’avais pris l’habitude de me déplacer avec mon stockage de fichiers, mais ça n’était pas des plus pratiques. Notamment lorsque les données devaient être accédées par plusieurs personnes en même temps, au bureau ou ailleurs. Transporter son NAS n’est pas beaucoup plus commode que déplacer des dossiers papier. Surtout dans l’optique de mettre en place une GED. Au final, cela s’avère assez risqué.

La solution était donc toute trouvée, et consistait à déplacer les fichiers de la fiduciaire dans le Cloud, pour en assurer l’accès en tout lieu et en tout temps. Et garantir aussi leur partage entre les utilisateurs. Pour cela, Microsoft 365 a été mis en place, et les fichiers ont été migrés sur SharePoint. Mais vous nous connaissez, nous ne nous sommes pas arrêtés en si bon chemin. Sécuriser ces données était tout aussi important. C’est pourquoi tous les appareils ont été protégés, avec cryptage des données, et double authentification MFA. Enfin la messagerie a été transférée sur Exchange pour plus de fonctionnalités.

Steel Blue ne s’est pas contenté de mettre les données dans le Cloud, poursuit M. Barbaresco. lls ont mis en place tout un environnement à même de les sécuriser et de les exploiter en toute confiance. Ainsi, tous nos appareils sont sous gestion, se configurent seuls et profitent d’une sécurisation extrême. Ils peuvent être effacés à distance en cas de perte ou de vol. Nous bénéficions aussi de services performants qui améliorent la collaboration et le partage des informations, tels que Teams ou Exchange. Le tout en conservant l’entier de nos données sur Suisse.

Une fois l’environnent Microsoft en place et les migrations effectuées, la sécurité est active une bonne fois pour toutes, comme gravée dans le marbre. L’ajout et la suppression d’utilisateur se font selon un processus unique, qui gère d’un seul tenant les permissions et l’accès aux services. Idem pour les appareils enregistrés dans le système de gestion : inscription et désinscription se font en respectant toujours les règles définies initialement. Et pour ceux qui ne s’y conforment pas, aucune échappatoire possible : ils n’accèdent tout simplement pas aux données.

Non seulement l’installation et la configuration des appareils sont automatiques, mais les règles de sécurisation y sont forcées. On est alors sûr que l’accès aux données n’est rendu possible qu’une fois tous les feux au vert. C’est extrêmement rassurant. Et tout se passe à distance, depuis le Cloud. La récente mise en service d’un nouvel ordinateur portable et d’un smartphone n’a pris qu’une heure pour les deux, tout en garantissant la sécurité des données et des accès aux services. C’est diablement efficace et sûr.

Fid’Armonia est l’exemple type de la société qui tire avantage du Cloud. Elle bénéficie de services et d’un niveau de sécurité réservés jusqu’alors aux grandes entreprises. Et elle en profite pour pousser le curseur de la modernisation un peu plus loin que prévu. Avec la mise en place prochaine d’une GED et le partage systématisé des documents en ligne (plutôt que l’envoi par email par exemple), elle entre dans une nouvelle ère de collaboration efficace et rapide. De quoi transformer aussi son activité et ses processus métier pour les années à venir.

Emmanuel Dardaine