Budget informatique : le diable se cache dans les détails

Le Cloud a modifié la façon dont les PME consomment leur système d’information. De l’achat, elles sont passées à la location. Pour celles qui n’ont pas encore franchi ce cap, la comparaison est parfois délicate, ou trompeuse. Elles sont tentées de procéder à une simple règle de trois, à tort. En oubliant ainsi quelques coûts cachés, qui font la différence. Décryptage des 3 piliers à considérer pour une juste analyse de votre budget informatique.

La première visite chez un nouveau client amène immanquablement à évoquer le budget. La plupart du temps, les petites entreprises qui souhaitent passer au Cloud sont encore sur un modèle standard. Entendez par-là : un investissement initial, amorti en 3 à 5 ans. Et des frais de support et maintenance qui s’appliquent au fil de l’eau.

Le raccourci consiste alors à calculer le coût mensuel en divisant l’investissement par la durée d’amortissement. Ce qui est favorable au modèle classique par rapport à une solution Cloud. Mais passablement incorrect. Alors si vous aussi, vous aimeriez connaître le coût total de possession de votre informatique, voici les choses essentielles à considérer, en 3 volets.

Achat : le matériel, mais pas seulement

Evidemment, le premier poste que vous voudrez considérer sera l’investissement dans le matériel – votre serveur, vos postes de travail. Mais c’est un peu court dans un contexte professionnel. Pour assurer une continuité d’activité, vous devrez souscrire un service de support et maintenance matériel. C’est ce service qui assurera l’accès à un technicien sur site et la disponibilité des pièces de rechange.

Pour les PC professionnels, il est en général inclus dans le prix de vente, ce qui le renchérit. Pour les serveurs, il s’agit plus souvent d’une option complémentaire, qui vous permettra d’aligner ce service sur la durée de votre amortissement. Mais le principe reste le même, avec un surcoût annuel à prendre en compte. Tout comme le matériel de sauvegarde d’ailleurs, et sa maintenance.

Achat, mise en service et exploitation sont les 3 volets à considérer pour comprendre votre budget informatique réel. Et pas uniquement l’investissement dans le matériel.

Enfin, les licences font également partie de l’achat initial : Windows, Microsoft SQL Server, antivirus. Autant de logiciels acquis en même temps que vos machines. Pour les PC, Windows 10 Pro est plus que recommandé, là-aussi avec un surcoût à l’achat. Côté serveurs, Windows Server n’est pas donné, mais c’est surtout SQL Server, le cas échéant, qui viendra alourdir la note. Et comme vous avez ajouté une solution de backup, elle a aussi besoin de ses licences.

Mise en service : l’effet domino

Une fois tous ces appareils acquis, il est temps de les rendre opérationnels. Et le simple appui sur le bouton on/off ne suffira pas. Pour les PC, Windows arrive préinstallé, ce qui économise du temps, mais ne fera par tout le job. Installation des applications, configuration, accès aux fichiers, paramétrage : comptez au minimum 2 heures par ordinateur. Et si des solutions d’automatisation arrivent gentiment à disposition des PME, elles déplacent les coûts en amont, lors de leur déploiement.

Le coût électrique n’est pas négligeable. Souvent noyé dans le coût des locaux, il prend pourtant part à votre budget informatique.

Pour les serveurs, on change de catégorie. Outre la configuration, logiquement plus longue que pour un PC, la machine devra être installée proprement dans un rack, raccordée au réseau. A nouveau, il faudra aussi passer par la mise en place de la solution de sauvegarde. Ajoutez à cela la supervision, l’installation des logiciels, ou la mise en place des applications, et les heures défilent. Enfin, vous supporterez des frais de déplacement, que le matériel se trouve chez vous ou dans un centre d’hébergement.

Exploitation : des coûts cachés pas anodins

L’hébergement, parlons-en justement. Car une fois la machine en route, rien n’est fini. C’est plutôt à ce moment précis que tout démarre. A commencer par un coût souvent négligé lorsque vous possédez une machine physique : l’électricité. Un PC consommant 150W 24/7, c’est 15 francs par mois. Et pour un serveur – disons 600W – c’est 60 francs. Ou encore plus de 2’000.- après 3 ans. Que vous pourrez doubler pour la climatisation – ou pour la surconsommation du serveur si vous n’avez pas de refroidissement. Pas négligeable, non ?

25%, c’est ce que vous pourrez raisonnablement économiser après 3 ans avec un serveur Cloud en location mensuelle tout inclus.

Mais le plus gros de votre budget passera dans la main d’œuvre. Support et maintenance, déplacements sur site : vous aurez probablement droit au sempiternel carnet d’heures. Vous savez, celui que vous payez à l’avance, et que vous devez renouveler lorsque vous subissez une panne. Ce qui ressemble presque à une double peine. C’est en général là que le bât blesse, car ce mode de consommation ne vous permet pas de contrôler votre budget informatique, ou pire il le grève méchamment.

Cloud, location et bonnes nouvelles pour votre budget informatique

Une fois toutes ces informations en main, vous êtes armé – enfin – pour maîtriser le périmètre de votre budget informatique. Et faire des comparaisons qui tiennent la route, notamment si vous décidez de passer au Cloud. Car dans ce cas, vous basculez sur une location mensuelle, et les différents services liés à l’exploitation de vos machines sont inclus dans un forfait.

Exit donc les frais d’électricité et d’hébergement de vos serveurs. Idem pour les licences – incluses dans la location – ou l’investissement dans un système de sauvegarde : ces éléments font partie de votre abonnement mensuel. De manière générale, la dématérialisation de votre informatique vous affranchira des investissements initiaux, tout en vous laissant la flexibilité d’interrompre des services sans vous laisser du matériel sur les bras.

Côté main d’œuvre, ici aussi tout est inclus. Vous ne payez pas les heures à l’avance, et surtout, vous ne remettez pas la main à la poche en cours d’année. Autre avantage non-négligeable : la virtualisation de vos services permet la gestion à distance, et les frais de déplacement son réduits à leur strict minimum. A la clé, cela signifie une économie sur 3 ans de 25% par rapport au modèle « achat », chiffre que nous retrouvons à chaque exercice sur des données clients.

Trop beau pour être vrai ? Maintenant que vous avez toutes les cartes en main, libre à vous de faire l’expérience avec vos propres chiffres. Mais si vous êtes encore perdus, nous venons volontiers dérouler nos fichiers Excel et faire l’exercice avec vous. Pour peu que vous retrouviez toutes vos factures, mais là on ne pourra rien pour vous.

Emmanuel Dardaine