Budget informatique : le diable se cache dans les détails

Le Cloud a modifié la façon dont les PME consomment leur système d’information. De l’achat, elles sont passées à la location. Pour celles qui n’ont pas encore franchi ce cap, la comparaison est parfois délicate, ou trompeuse. Elles sont tentées de procéder à une simple règle de trois, à tort. En oubliant ainsi quelques coûts cachés, qui font la différence. Décryptage des 3 piliers à considérer pour une juste analyse de votre budget informatique.

La première visite chez un nouveau client amène immanquablement à évoquer le budget. La plupart du temps, les petites entreprises qui souhaitent passer au Cloud sont encore sur un modèle standard. Entendez par-là : un investissement initial, amorti en 3 à 5 ans. Et des frais de support et maintenance qui s’appliquent au fil de l’eau.

Le raccourci consiste alors à calculer le coût mensuel en divisant l’investissement par la durée d’amortissement. Ce qui est favorable au modèle classique par rapport à une solution Cloud. Mais passablement incorrect. Alors si vous aussi, vous aimeriez connaître le coût total de possession de votre informatique, voici les choses essentielles à considérer, en 3 volets.

Achat : le matériel, mais pas seulement

Evidemment, le premier poste que vous voudrez considérer sera l’investissement dans le matériel – votre serveur, vos postes de travail. Mais c’est un peu court dans un contexte professionnel. Pour assurer une continuité d’activité, vous devrez souscrire un service de support et maintenance matériel. C’est ce service qui assurera l’accès à un technicien sur site et la disponibilité des pièces de rechange.

Pour les PC professionnels, il est en général inclus dans le prix de vente, ce qui le renchérit. Pour les serveurs, il s’agit plus souvent d’une option complémentaire, qui vous permettra d’aligner ce service sur la durée de votre amortissement. Mais le principe reste le même, avec un surcoût annuel à prendre en compte. Tout comme le matériel de sauvegarde d’ailleurs, et sa maintenance.

Achat, mise en service et exploitation sont les 3 volets à considérer pour comprendre votre budget informatique réel. Et pas uniquement l’investissement dans le matériel.

Enfin, les licences font également partie de l’achat initial : Windows, Microsoft SQL Server, antivirus. Autant de logiciels acquis en même temps que vos machines. Pour les PC, Windows 10 Pro est plus que recommandé, là-aussi avec un surcoût à l’achat. Côté serveurs, Windows Server n’est pas donné, mais c’est surtout SQL Server, le cas échéant, qui viendra alourdir la note. Et comme vous avez ajouté une solution de backup, elle a aussi besoin de ses licences.

Mise en service : l’effet domino

Une fois tous ces appareils acquis, il est temps de les rendre opérationnels. Et le simple appui sur le bouton on/off ne suffira pas. Pour les PC, Windows arrive préinstallé, ce qui économise du temps, mais ne fera par tout le job. Installation des applications, configuration, accès aux fichiers, paramétrage : comptez au minimum 2 heures par ordinateur. Et si des solutions d’automatisation arrivent gentiment à disposition des PME, elles déplacent les coûts en amont, lors de leur déploiement.

Le coût électrique n’est pas négligeable. Souvent noyé dans le coût des locaux, il prend pourtant part à votre budget informatique.

Pour les serveurs, on change de catégorie. Outre la configuration, logiquement plus longue que pour un PC, la machine devra être installée proprement dans un rack, raccordée au réseau. A nouveau, il faudra aussi passer par la mise en place de la solution de sauvegarde. Ajoutez à cela la supervision, l’installation des logiciels, ou la mise en place des applications, et les heures défilent. Enfin, vous supporterez des frais de déplacement, que le matériel se trouve chez vous ou dans un centre d’hébergement.

Exploitation : des coûts cachés pas anodins

L’hébergement, parlons-en justement. Car une fois la machine en route, rien n’est fini. C’est plutôt à ce moment précis que tout démarre. A commencer par un coût souvent négligé lorsque vous possédez une machine physique : l’électricité. Un PC consommant 150W 24/7, c’est 15 francs par mois. Et pour un serveur – disons 600W – c’est 60 francs. Ou encore plus de 2’000.- après 3 ans. Que vous pourrez doubler pour la climatisation – ou pour la surconsommation du serveur si vous n’avez pas de refroidissement. Pas négligeable, non ?

25%, c’est ce que vous pourrez raisonnablement économiser après 3 ans avec un serveur Cloud en location mensuelle tout inclus.

Mais le plus gros de votre budget passera dans la main d’œuvre. Support et maintenance, déplacements sur site : vous aurez probablement droit au sempiternel carnet d’heures. Vous savez, celui que vous payez à l’avance, et que vous devez renouveler lorsque vous subissez une panne. Ce qui ressemble presque à une double peine. C’est en général là que le bât blesse, car ce mode de consommation ne vous permet pas de contrôler votre budget informatique, ou pire il le grève méchamment.

Cloud, location et bonnes nouvelles pour votre budget informatique

Une fois toutes ces informations en main, vous êtes armé – enfin – pour maîtriser le périmètre de votre budget informatique. Et faire des comparaisons qui tiennent la route, notamment si vous décidez de passer au Cloud. Car dans ce cas, vous basculez sur une location mensuelle, et les différents services liés à l’exploitation de vos machines sont inclus dans un forfait.

Exit donc les frais d’électricité et d’hébergement de vos serveurs. Idem pour les licences – incluses dans la location – ou l’investissement dans un système de sauvegarde : ces éléments font partie de votre abonnement mensuel. De manière générale, la dématérialisation de votre informatique vous affranchira des investissements initiaux, tout en vous laissant la flexibilité d’interrompre des services sans vous laisser du matériel sur les bras.

Côté main d’œuvre, ici aussi tout est inclus. Vous ne payez pas les heures à l’avance, et surtout, vous ne remettez pas la main à la poche en cours d’année. Autre avantage non-négligeable : la virtualisation de vos services permet la gestion à distance, et les frais de déplacement son réduits à leur strict minimum. A la clé, cela signifie une économie sur 3 ans de 25% par rapport au modèle « achat », chiffre que nous retrouvons à chaque exercice sur des données clients.

Trop beau pour être vrai ? Maintenant que vous avez toutes les cartes en main, libre à vous de faire l’expérience avec vos propres chiffres. Mais si vous êtes encore perdus, nous venons volontiers dérouler nos fichiers Excel et faire l’exercice avec vous. Pour peu que vous retrouviez toutes vos factures, mais là on ne pourra rien pour vous.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

Unions Chrétiennes de Genève : tradition sociale et révolution informatique

Les Unions Chrétiennes de Genève (UCG) sont une association sociale genevoise. Leur mission consiste à fournir notamment des prestations d’accueil à de jeunes enfants et des logements pour les stagiaires et les étudiants. Equipées depuis plusieurs années de serveurs sur site, leur nouvelle directrice a décidé de donner un coup de jeune à son informatique en modernisant complètement ses moyens tout en changeant radicalement d’approche. Vous avez dit Cloud based ?

Fondées en 1852, les UCG agissent auprès de personnes de tous milieux socioculturels et de toutes cultures. Dans son foyer George Williams de l’avenue Sainte-Clotilde, elle héberge notamment une centaine d’étudiants ainsi que les bureaux administratifs de l’institution. Les Villa Yoyo sont, elles, réparties dans le canton et accueillent gratuitement les enfants de 4 à 12 ans.

L’informatique des UCG avait jusqu’à maintenant adopté une approche classique : serveurs sur le site central du foyer, postes physiques. En plus de connecter ces appareils, le réseau du foyer genevois connecte les étudiants en WiFi sur les 4 étages qui abritent les chambres étudiantes. L’augmentation de l’utilisation des moyens informatiques dans l’association a mis au jour le manque de flexibilité et de mobilité des infrastructures en place. La directrice, Anne-Sophie Dejace, a donc pris le parti d’une modernisation dans le Cloud. Elle nous explique pourquoi.

Lors de ma prise de poste en 2016, j’ai constaté que les moyens informatiques étaient vieillissants. Il nous fallait remettre à plat notre système d’information. Idéalement, je souhaitais basculer nos infrastructures dans le Cloud, pour nous affranchir des contraintes du matériel sur site, et gagner en souplesse et en solidité. Nous avons donc scanné le marché des fournisseurs potentiels, et Steel Blue arrivait en première place dans nos recherches, du fait de leur expertise dans le domaine. Nous leur avons fourni naturellement notre cahier des charges. Dès notre première rencontre, Steel Blue a compris nos attentes et nos besoins tout en s’adaptant aux moyens d’une association telle que la nôtre. L’environnement informatique ne faisant pas partie de nos compétences, nous avions besoin d’être en confiance et de trouver des interlocuteurs capables de se mettre à notre niveau de connaissance.

Au menu : suppression du serveur Exchange et passage sur Office 365, stockage des fichiers en ligne avec OneDrive et SharePoint, et déploiement de postes de travail virtuels pour tous les utilisateurs. Et en bonus, la couverture WiFi des 6 étages du bâtiment des UCG, avec une séparation des réseaux interne et étudiants, et une authentification par SMS pour ces derniers. Le projet informatique, démarré à la fin du mois de février, aura été bouclé en 3 mois seulement, et cela malgré la crise du Covid-19.

Steel Blue a pris les commandes du projet dès le départ, avec une planification détaillée des tâches à réaliser. Ceci nous a permis de retrouver nos emails et nos fichiers sans interruption de service. Malgré la pandémie, la nature même des services Cloud nous a permis de procéder aux migrations dans les temps car les interventions sur sites étaient devenues inutiles. Ceci a plus que validé notre sélection d’une infrastructure Cloud, et les événements nous ont permis de tirer un avantage significatif de ce choix : confinés à la maison en télétravail, les utilisateurs pouvaient continuer à travailler avec le même confort.

La migration du réseau a été réalisée dans un deuxième temps, les locaux nécessitant des travaux de câblage et de remise à niveau. Mais une fois l’infrastructure prête, les étudiants ont été migrés sur un nouveau réseau WiFi en l’espace de quelques jours, là encore en privilégiant la continuité de service. Dernière pierre à l’édifice, la téléphonie a été migrée sur un central virtuel, toujours dans un souci de dématérialisation.

Le passage sur le WiFi Steel Blue a représenté un défi important. Le réseau de câbles du bâtiment n’était plus de toute première jeunesse, et les migrations devaient avoir lieu autour des périodes d’examen : en pleine épidémie, les étudiants devaient réviser et passer leurs épreuves en ligne. Nous n’avions pas le droit à l’erreur. Idem pour la téléphonie, mais nous n’avons subi aucune coupure, et nous avons atteint notre objectif : nous défaire de notre matériel vieillissant. La maîtrise technique de Steel Blue a fait le reste pour nous assurer une transition en toute quiétude.

Grâce à cette transition globale dans le Cloud – serveurs, données, postes, messagerie, téléphonie – les UCG ont pu réduire drastiquement leur empreinte matérielle informatique. Surtout elles ont gagné en fiabilité et en souplesse d’utilisation. Elles auront pu mettre à profit ces nouveaux avantages pendant la pandémie de Covid-19, le tout en préservant un budget limité par nature, comme dans toutes les institutions à caractère social. Mais sans jamais compromettre ni qualité ni sécurité. La quadrature du cercle ? Pas forcément, mais autant en discuter de vive voix : contactez-nous et faites nous part de vos projets de modernisation. Il se pourrait que nous ayons quelques pistes Cloud à vous proposer.

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud

Novostia : quand une startup médicale s’appuie sur le Cloud Microsoft

Novostia est une jeune société suisse qui développe des valves cardiaques, en particulier pour les jeunes patients. Créée en 2017, elle a construit son informatique au fur et à mesure de son développement. Après 3 ans d’exploitation, le temps de la consolidation et de la sécurisation était venu pour son système d’information. Elle a pris la direction des nuages, sur le Cloud Microsoft et avec l’expertise de Steel Blue. Récit.

Novostia développe des valves artificielles, spécialement dédiées aux plus jeunes souffrant de pathologies cardiaques. Basées sur les travaux de sommités scientifiques, ces prothèses sont protégées par des brevets internationaux. La sécurité des données tout autant que la protection des échanges entre les collaborateurs et les partenaires de Novostia devenaient cruciales pour assurer la pérennité de l’entreprise. Son directeur, Geoffroy Lapeyre, nous explique pourquoi.

Nous avions placé nos données sur Dropbox, et nous utilisions historiquement un système de messagerie classique basé sur IMAP. Nous souhaitions obtenir de meilleures garanties de nos outils : cryptage des données, échange sécurisé des emails, partage de fichiers protégés. Nous étions aussi à la recherche d’outils de collaboration avancés. Et la localisation des données sur le sol Helvète était primordiale pour conserver un for juridique en Suisse.

Fort de ce cahier des charges et de son expertise Cloud, Steel Blue a orienté Novostia vers Microsoft 365 Business Premium. En plus de fournir licences Office et services en ligne – messagerie Exchange, stockage CLoud OneDrive et Sharepoint, conférences audio et vidéo Teams, cette version ajoute des fonctions de sécurisation avancées des données. G. Lapeyre nous explique comment.

Tous nos comptes sont protégés par Multi Factor Authentication, ce qui nous prémunit d’éventuels vols de nos comptes. Toutes les données sont cryptées, emails comme messagerie, au repos dans le Cloud comme lors des transferts. Mieux, les données stockées sur nos postes de travail sont également cryptées, et ceci de manière automatique. Il n’y a donc aucun risque que les données confidentielles que nous traitons soient exposées si un de nos ordinateurs venait à être volé. Enfin, les restrictions d’accès sur les partages de fichiers en ligne assurent que tous les intervenants sur nos projets soumis au même niveau de protection des données.

Afin d’opérer une transition la plus efficace possible, tous les éléments de la nouvelle infrastructure de Novostia ont été préparés à l’avance. Les comptes ont évidemment été créés et attribués aux utilisateurs, et les boîtes de messagerie synchronisées plusieurs semaines avant la migration. Mais surtout, toutes les règles de sécurité ont été définies avec Novostia, ainsi que les applications et leur protection. G. Lapeyre nous en dit plus sur le processus de transition.

Nos boîtes aux lettres étaient synchronisées avec Microsoft 365 plusieurs jours à l’avance. Steel Blue nous a proposé pour la migration de faire un reset complet de nos postes Windows 10 Pro. Et c’est là que la magie a opéré : après cette remise à zéro, les postes ont été configurés automatiquement, sans intervention de notre part, et les applications bureautiques se sont installées seules. Idem pour nos smartphones. En l’espace de 6 heures, toute notre informatique était migrée. Le tout avec un niveau de sécurité sans commune mesure avec ce que nous avions auparavant. Il ne restait plus qu’à transférer nos fichiers. L’exercice était d’autant plus périlleux qu’il a eu lieu en plein confinement dû au Covid-19, et que nous n’avions pas pu organiser la moindre séance avant la migration. Cela signifie aussi que si nous devons remplacer ou ajouter de nouvelles machines, tout se passe automatiquement.

Une fois la migration terminée, les données de Novostia étaient donc protégées comme jamais. Mais l’histoire ne s’arrête pas là, puisque les collaborateurs disposaient de nouveaux outils pour faciliter leur travail au quotidien tout en respectant un cadre strict de sécurisation des données. De quoi révolutionner les habitudes de travail en douceur. G. Lapeyre nous explique comment.

Nous étions habitués au stockage Cloud avec Dropbox. Mais Sharepoint et OneDrive nous permettent d’aller plus loin, avec une grande finesse dans la gestion des droits. Mieux, l’accès Invités de Microsoft 365 nous permet d’étendre nous outils à des intervenant extérieurs, en leur appliquant les mêmes règles de sécurité. Ils sont par exemple forcés d’utiliser la double authentification. Enfin, l’introduction de Teams fluidifie nos échanges, en interne comme en externe. Le recours de plus en plus fréquent aux conférences vidéo est un atout en ces temps de pandémie. Et comme Teams nous permet d’organiser tout le travail collaboratif, nous avons aussi mandaté Steel Blue pour nous aider à structurer nos données en mode projet.

L’aventure de Novostia a montré, s’il en était besoin, l’atout que représente le Cloud en période de pandémie. Les outils, tout comme les facilités de migration sans quasi aucune intervention physique, donnent aux entreprises utilisatrices un avantage compétitif indéniable. Elles peuvent collaborer plus, plus vite, et plus efficacement, tout en franchissant une marche importante dans la sécurisation et le contrôle de leurs données. Et même si votre entreprise ne gère pas de brevets comme Novostia, vos données ont tout à gagner à bénéficier d’outils Cloud de dernière génération. On se voit pour une démo ?

Emmanuel Dardaine

emmanuel dardaine expert cloud