3 façons de (bien) rater le passage au travail collaboratif dans votre PME

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Notre informatique est dans le Cloud, c’est un fait. Avec cette mutation, les outils de travail collaboratif se sont multipliés. Autrefois réservés aux grandes entreprises, ils gagnent maintenant les PME, qui manquent parfois de lignes directrices pour les implémenter avec discernement. Avec à la clé des risques qui ne sont pas négligeables. Mais comme chez Steel Blue on aime les PME, on vous dit comment passer à travers les gouttes.

Le travail collaboratif, vous en avez entendu parler. Partager des documents en interne, faire intervenir des partenaires extérieurs sur vos fichiers, organiser des sessions de vidéoconférence à plusieurs. Bref, ajouter de la fluidité dans vos processus de travail. Et au final, gagner en efficacité et en productivité. Cela fait rêver non ? Sauf que le rêve peut vite se transformer en cauchemar, si vous ne prenez pas les bonnes décisions dès le départ. Inventaire de quelques pièges classiques, mais dans lesquels vous pouvez éviter de tomber.

1 – Utiliser des outils de travail collaboratif grand public

La première expérience que chacun a fait avec le travail collaboratif, c’est en général avec son matériel personnel. Vous avez accepté la proposition de votre iPhone d’activer iCloud. Ou un ami vous a envoyé un fichier par Dropbox ou WeTransfer, que vous avez trouvé génial. Et que vous avez installé à votre tour en quelques clics. Loin de moi l’idée de remettre en cause la qualité de ces outils : ils sont pratiques, simples, rapides, ergonomiques… et gratuits. Ce dernier avantage est à double tranchant. Cela facilite l’essaimage de ces produits. Mais cela conduit aussi à ce qu’on appelle le « shadow IT » dans les entreprises : l’utilisation de logiciels personnels, hors du contrôle de l’entreprise.

Pas si grave, pensez-vous ? Voyons cela de plus près, et commençons par iCloud. Il s’agit d’un produit individuel, attaché à un compte personnel. Il échappe donc aux règles de conduite de l’entreprise. Pire, un collaborateur qui part emmène vos données avec lui. Et avant même qu’il ne parte, vos données sont déjà entre les mains de services gratuits, et donc assez laxistes concernant leur protection. Un exemple : les petites lignes des conditions générales de la version grand public de DropBox mentionnent que vous abandonnez la propriété de toutes les données que vous placez dans votre stockage en ligne. Vous avez bien lu.

En plus de vos données, controlez vos appareils. Votre tablette de démonstration s’éloigne de plus de 500 mètres de votre showroom ? Vous l’effacez automatiquement.

La solution ? Passer par les versions professionnelles de ces outils, ou choisir ceux qui sont dédiés aux entreprises. Dropbox Business permet d’intégrer vos comptes Office 365 et de garder le contrôle sur l’utilisation des partages, avec une vraie fonction d’administration. Office 365 propose différents plans tarifaires et outils – comme OneDrive – qui vous permettent d’équiper même les TPE avec les solutions des multinationales, pour un coût modique. Et Amazon Web Services propose une suite d’outils intégrée à la gestion des comptes utilisateurs dans le Cloud. Tout cela sans compter le fait que vous profitez de fonctions bien plus avancées, telles que le commentaire en ligne ou le verrouillage des documents. Vous avez donc le choix.

2 – Ne pas contrôler les appareils

Première étape franchie : vous outils et vos données sont sous contrôle. Parfait, mais quid des appareils ? Si vous favorisez le déploiement d’outils de travail collaboratif, vos collaborateurs vont finir par adorer ça. Et vouloir multiplier leur installation sur tout ce qui leur tombe sous la main. C’est bien pour l’efficacité, moins pour la sécurité. Imaginons qu’ils déploient votre logiciel de synchronisation de fichiers sur leur natel personnel, et qu’un de ces smartphones soit victime d’un virus ou d’un ransomware, vos fichiers et votre réseau sont exposés.

Pas de stress : tout comme vous contrôlez comment sont utilisés vos outils  de travail collaboratifs, vous pouvez gérer les appareils sur lesquels ils tournent. C’est le rôle des solutions de sécurité mobile en entreprise (EMS, Entreprise Mobiliy Security). Kesako ? Il s’agit de programmes qui lient les appareils à votre entreprise, et contrôlent les applications qui y sont installées, les règles de sécurité ou même la géolocalisation.

Pour réussir votre transformation, vous devez identifier des cas d’usage précis, et les adresser avec un scénario d’utilisation simple.

Un exemple ? Votre tablette de démonstration s’éloigne de plus de 500 mètres de votre showroom ? Effacez-la automatiquement. Vous voulez configurer le WiFi d’entreprise sur les natels sans avoir à communiquer et renouveler le mot de passe ? Déployez-le par les airs. Vous vous faites voler un ordinateur portable ? Vous le verrouillez à distance ou vous en effacez les données. Et évidemment, tout ceci fonctionne dans les deux sens : ce que vous installez à l’arrivée d’un collaborateur, vous le désinstallez automatiquement en cas de départ. Histoire d’être au propre.

3 – Oublier la formation et le support

Vous l’avez compris, les possibilités sont nombreuses. Ce qui rend ces outils parfois complexes. « Parfois » est même un terme un peu léger. La réussite de votre plan  de travail collaboratif viendra de l’adoption des utilisateurs. Et cette adoption n’aura pas lieu sans formation. Il s’agit d’un changement profond, et la résistance au changement peut faire capoter n’importe lequel des projets. Il faut donc l’accompagner.

Et inutile de penser connaître les outils sur le bout des doigts et dans leurs moindres recoins. C’est illusoire, et de toute façon inutile : l’effort sera démesuré, et vous devrez apprendre 90% de fonctions que vous n’utiliserez jamais. Le mot d’ordre ici sera le pragmatisme. Vous devez identifier des cas d’usage précis, et les adresser avec un scénario d’utilisation simple. Et de bout en bout.

Cette approche sera également itérative, et nécessitera des adaptations. Un nouveau scénario se présente ? Vous devrez définir comment l’adresser avec vos outils. Il est donc primordial de vous faire accompagner par un spécialiste qui connaît l’outil mieux que vous et vous fera gagner du temps pour ajouter une corde à votre arc. Idem si vous rencontrez des difficultés au quotidien. Là encore, la fluidité d’utilisation sera la clé du succès.

Que ce soit pour sélectionner vos outils ou identifier vos cas d’usage, nous sommes là pour vous aider à faire les bons choix. Prenez contact avec nous grâce au formulaire ci-dessous pour une première analyse. Et un déploiement en mode collaboratif, évidemment.

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Amazon Workmail : une alternative aux services Office 365

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Office 365 reste le leader des services collaboratifs en ligne dans le Cloud. Il mêle messagerie Exchange, chat Skype, vidéoconférence, le tout pour un abonnement mensuel fixe. Et il ajoute les fameux logiciels Office : Word, Excel, Powerpoint. Les PME, habituées à cette suite, basculent naturellement vers ces services. Mais ont-elles le choix ? Une alternative existe pourtant. Eclairage.

Depuis des décennies, Office domine le parc des ordinateurs de bureau dans le monde. Et de loin. Les quelques alternatives au produit phare de Microsoft – OpenOffice, LibreOffice – n’ont jamais réellement percé, malgré quelques références de renom. Les petites entreprises sont donc habituées à acheter les licences de ces produits Microsoft, et les remplacer au bout de quelques années – 6 en moyenne. En passant à Office 365, elles basculent donc aussi leur messagerie « naturellement » chez Microsoft, sans vraiment se demander si elles ont le choix. Alors qu’elles l’ont.

Passer de l’achat à la location

Lorsque Microsoft a lancé Office 365, il poursuivait plusieurs objectifs. Tout d’abord, passer d’un modèle d’achat à un modèle de location mensuelle, à l’usage. Avec toute la souplesse que cela induit : ajout et suppression de licence d’un mois sur l’autre, gestion simplifiée du parc de licences. Autre objectif : inclure dans ses abonnements non seulement les logiciels, mais aussi les services. En parallèle d’Outlook, vous bénéficiez du service de messagerie Exchange. Et à côté de Word et Excel, vous pouvez stocker vos fichiers dans le Cloud avec OneDrive.

Un autre but, moins connu, est lié à ce « packaging » : en incluant les services en ligne dans le Cloud, Microsoft pouvait gonfler ses chiffres dans un secteur où il était à la traîne. Et ceci d’autant plus rapidement que l’adoption d’Office 365 est presque une évidence dans le cadre du renouvellement des licences. Bien dopé par des campagnes Marketing à large échelle dont Microsoft a le secret.

De fait, une petite PME dont les licences Office arrivent en fin de vie va souscrire à Office 365. Et prendre les services en ligne dans la package. Plusieurs plans tarifaires sont à disposition. Ce que les clients ne savent pas forcément, c’est que ces multiples plans laissent la possibilité de souscrire soit aux logiciels seuls, soit aux services seuls, soit à la combinaison des deux – cette dernière option étant la plus généralement choisie.

Alternatives méconnues à Office 365

Si personne ne peut réellement concurrencer Microsoft sur le plan des outils bureautiques – Word et Excel ont encore de beaux jours devant eux, Microsoft n’est pas le seul leader dans le domaine des services en ligne. Il est même arrivé assez tard dans cette bataille. Et il y a donc des alternatives à la messagerie Exchange de Microsoft. Un exemple ? Amazon Web Services, l’autre géant du Cloud, fournit Workmail, un service de messagerie Exchange hébergée, compatible à 100% avec Outlook. Ou encore Chime, un concurrent, certes pas encore aussi abouti, à Skype for Business, l’outil de vidéoconférence de Microsoft.

Paradoxalement, certaines versions d’Office 365 ne peuvent pas être installées dans le Cloud

Mais quel serait l’avantage de prendre ses licences chez Microsoft et ses services ailleurs ? Cela vous permet tout d’abord de ne pas mettre tous vos oeufs dans le même panier, mais c’est maigre. Et les prix ? Honnêtement, les services en concurrence frontale se tiennent à peu de choses près. Les fonctions alors ? Microsoft mène la danse, avec pour principe d’enrichir en permanence ses produits. Au risque de s’avérer contre-productif, les utilisateurs croulant parfois sous l’avalanche des nouveautés.

Des détails qui font la différence

Non, le diable se cache parfois dans les détails. Vous savez, les petites lignes en bas des contrats. Et en la matière, Office365 n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Tout d’abord, vous n’aurez jamais le choix de la localisation des données de votre messagerie. A quelques mois de l’activation du nouveau RGPD européen, cela peut faire réfléchir. Mais surtout, et paradoxalement, vous ne pouvez pas installer Office 365 comme vous le voulez. En particulier, certaines version du produit Cloud de Microsoft ne peuvent pas être installées… sur des infrastructures partagées dans le Cloud !

Imaginez que vous avez décidé de virtualiser vos postes de travail dans le Cloud, sur un tout nouveau serveur en location mensuelle. Ni une, ni deux, vous en profitez pour installer Office 365 Business sur vos bureaux virtuels… Erreur, car ce plan n’est pas éligible à l’installation dans cet environnement. Rien ne vous en empêche techniquement. Vous êtes juste en dehors des clous. C’est tout le paradoxe de Microsoft, qui doit ménager la chèvre et le chou de ses différentes lignes de produits, et des conditions d’utilisation qui vont avec. Au détriment des clients – les entreprises, et notamment les PME dont les plans qui leur sont dédiés sont en première ligne.

Que retenir de ces quelques lignes ? Tout d’abord, que des choix qui peuvent paraître évidents ne le sont pas forcément. Si les produits de Microsoft restent adaptés dans bien des cas, le marché existe et vous devez en considérer les différentes options. Ensuite, derrière l’apparente simplicité peuvent se cacher des enjeux plus profonds que ce que vous pouviez imaginer. Il est donc nécessaire de bien appréhender toutes les contraintes de vos installations avant de faire votre choix. Bonne nouvelle : nous pouvons vous y aider, il suffit de prendre contact avec nous avec le formulaire ci-dessous. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner vers le produit Cloud le plus adapté à votre situation.

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Comment sauvegarder votre NAS Synology dans le Cloud en un clin d’oeil ?

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Comme de nombreuses PME, vous stockez vos fichiers sur un NAS Synology. Excellent choix ! Mais comme de trop nombreuses entreprises, vous en faites des backups sur un disque externe. Vos données sont dupliquées, mais pas vraiment protégées. Voici 3 étapes pour procéder à une sauvegarde de votre  NAS Synology à l’extérieur de vos murs.

Sauvegarder ses données ne revient pas à uniquement les recopier sur un autre support. Car deux appareils entassés l’un sur l’autre sont loin de fournir une protection infaillible. En cas d’incendie, de dégât des eaux, ou de vol, vous perdrez vos fichiers et leurs copies. Alors que le fait d’utiliser un NAS Synology vous permet de mettre en oeuvre un système de backup fiable et efficace, en quelques actions.

Les NAS Synology sont très répandus dans les petites entreprises. Il faut dire que ces boîtiers font des merveilles, et allient fiabilité et richesse fonctionnelle. En particulier, ils intègrent certains logiciels de sauvegarde, gratuits, qui vous permettent de pousser vos données en dehors de vos bureaux. Quel intérêt ? La séparation physique et géographique des données et de leurs sauvegardes vous assure la meilleure chance de récupérer vos données le plus rapidement possible, et donc de limiter vos pertes d’exploitation. Mais comment faire ? Voici une petite recette pas-à-pas.

1 – Mettre à jour votre NAS Synology

Commençons par le B-A-BA : la mise à niveau de votre appareil. Vous devez vous assurer que votre NAS Synology fait tourner la dernière version de son système d’exploitation. Profitez-en pour automatiser ces mises à jour, le boîtier le permet. Puis, ajoutez le paquet logiciel « Hyper Backup », vous le trouverez facilement dans le « Centre des Paquets ». En quelques instants, ce module est installé et prêt à l’emploi.

Dans la foulée, configurez un compte Cloud pour héberger vos données. Hyper Backup propose une ribambelle de fournisseurs de stockage Cloud compatibles avec le système S3. Ce système, inventé par Amazon, permet de stocker des fichiers dans le Cloud, de manière simple et sécurisée. Vous devrez généralement avoir une clé d’accès et une clé secrète pour configurer votre compte. Une fois ces étapes franchies, vous être prêts pour mettre vos données au chaud.

2 – Configurez la sauvegarde de votre NAS Synology

Depuis la console Hyper Backup, vous pouvez maintenant ajouter une tâche de sauvegarde. Une fois son petit nom attribué, vous définissez les paramètres de la sauvegarde Synology. C’est là que vos besoins, et votre imagination, seront sollicités. Fréquence, rétention, étendue, encryption : les possibilités sont sans limite. A vous de définir votre niveau de protection, en trouvant l’équilibre entre l’efficacité et les coûts : sauvegarder souvent et longtemps occupera plus de place dans le Cloud et plus de capacité sur votre connexion Internet.

Pour garantir vos backups, pas de miracle : procédez à des restaurations de temps en temps.

Vous êtes perdu ? Allez, on vous aide toute de même avec quelques recommandations. Sauvegardez vos données au moins une fois par jour, la nuit de préférence. Et surtout, pensez à conserver un historique de 7 jours au minimum. Pourquoi ? Le cryptage des ransomwares est un processus long, et vous pourriez vous apercevoir de leur méfait après quelques heures seulement, ou même quelques jours. Juste le temps de sauvegarder des fichiers déjà cryptés. Sans pouvoir remonter le temps au-delà de ce laps de temps, vos sauvegardes vous seront inutiles.

3 – Sauvegardez… et restaurez !

Il est temps de lancer le premier backup. Roulement de tambour… et patience. En effet, tous les fichiers seront dupliqués intégralement la première fois. Cela risque de mettre votre connexion Internet sous pression. Un exemple ? 1TB (soit environ 1’000GB) prennent 24 heures pour être sauvegardés sur une ligne à 100Mbps dans le sens du téléversement (depuis votre réseau vers Internet, upload en anglais). Mais rien de grave, il suffit de laisser la machine faire. Et les nouvelles connexions en fibre optique offrent ces débits à des coûts raisonnables en Suisse.

Les backups suivants seront évidemment plus légères. Votre processus de protection est donc maintenant enclenché. Mais pas tout à fait terminé. Vos backups ne sont rien sans capacité à les remettre en ligne. Il est primordial de savoir reprendre des données depuis le Cloud. Pas de miracle ici : entraînez-vous avec un fichier de test. Le NAS Synology vous aide, avec une interface intuitive et fluide. Une fois ces tests passés, vous pouvez dormir tranquille et passer à autre chose. Ah ! pas tout à fait : configurez donc une notification en cas d’échec, histoire de ne pas penser que tout fonctionne quand ça n’est pas le cas.

Si malgré ces quelques conseils, vous ne vous sentez toujours pas à l’aise (mais que vous ne voyez que des bonnes raisons de garder votre NAS Synology), pas de panique. Appelez-nous à la rescousse pour nous occuper de votre boîtier favori. Il suffit de nous contacter grâce au formulaire ci-dessous. Steel Blue fournit les espaces de stockage Cloud et les services de gestion de vos sauvegardes (mise en place, configuration, supervision). Clés en main et sans stress de perte de données.

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